Murphy törvénye hatványozottan igaz azokra az eszközökre, amelyeket fontos információk tárolására használunk. Ezért vált a rendszergazdák legfontosabb tanításává – Lenin után szabadon – a Menteni! Menteni! Menteni! szentháromsága. Nézzük, ha a gépünkön tárolt egyesekből és nullákból csak nullák maradtak, mire kell figyelnünk, hogyan tudjuk betartani a törvényi előírásokat!
Mit is őrzünk meg?
A számlában szereplő adatoknak több megjelenési formája is van. Ezek közül a legfontosabbak a számlázó program adatbázisa (vagy a számlatömbünk), a NAV online számla adatközlése, valamint a kiállított számla (függetlenül attól, hogy elektronikus formában készült a bizonylat, vagy nem). Ezek közül az utóbbi, maga a számla az, ami igazolja a gazdasági eseményt, ez a számviteli és az adózási feladatokhoz kapcsolódó bizonylat. A hatályos jogszabályok alapján a megőrzési kötelezettség is erre vonatkozik.
Papíralapon
Abban az esetben, ha a számlázó program adatai elvesznek, vagy a számlatömb tartózkodik ismeretlen helyen, a következőket kell tenni:
- Számlatömb esetén célszerű az elvesztés tényét, a bizonylati tömb érvénytelenítését egy országos lapban megjelentetni.
- Emellett egy jegyzőkönyvet is fel kell venni, hogy a tömb mikor került használatba, ki volt felelős a használatáért, milyen körülmények között szublimált, és természetesen, hogy melyik sorszámú bizonylatok kerültek belőle kiállításra.
- Lehetőség van arra, hogy a NAV részére az elvesztés tényét bejelentsük e-papír szolgáltatás keretében.
Van mentés/nincs mentés
Amennyiben számlázóprogramról beszélünk, remélhetőleg elérhető egy mentés, és így csak a hiányzó bizonylatok tekintetében van feladatunk. Természetesen meg kell emlékezni arról az állapotról, amikor nincs biztonsági mentésünk, és az adatok visszaállítására nincs is lehetőség. Ilyen helyzetben az érvényes (leegyszerűsítve a partner által elfogadott) számlákkal, valamint a stornó, érvénytelenített bizonylatokkal kell rendelkeznünk kinyomtatott vagy elektronikus formában. Amennyiben saját példányok ezekben a formátumokban nem elérhetőek, célszerű a partnerektől beszerezni. Fontos, hogy április 1-től a NAV felé az összes belföldi adóalanyként kiállított számláról kell adatközlést küldeni. Ezért ha bármely okból amellett döntünk, hogy ismételten kiállítjuk a számlákat – mondjuk mert készletet is kezelünk a rendszerben –, azokról ne készüljön online számla jelentés, hiszen akkor duplán kerülnek be az adatok a NAV rendszerébe. A NAV véleménye szerint azonban az ilyen jellegű adatbázis helyreállításra nincs szükség.
Hasonló a helyzet abban az esetben, ha van mentésük, azonban az nem tartalmaz minden kiállított bizonylatot. A NAV véleménye szerint ebben az esetben a már kiadott, de elveszett számlákat érvénytelen módon kell kiállítani. Feltüntetve rajta, hogy a bizonylat nem tartalmaz valós gazdasági eseményt, és erről a bizonylatról nem szabad adatszolgáltatást sem küldeni. Ebben a helyzetben az érvényes számla a korábban kiadott bizonylat lesz, az újból elkészített érvénytelen számla csak a sorszám folytonosság biztosítására szolgál.
Persze a fentiek akkor érdekesek, ha nem Számlázz.hu felhasználó vagy, hiszen ha profi számlázót használsz, akkor az adatbiztonságról, a számlák megőrzéséről, a NAV adatkapcsolatról a profik gondoskodnak.
by