Az év végéhez közeledve sok vállalkozó gondolkodik el a könyvelőváltás lehetőségén, hiszen erre a naptári – egyben üzleti – év végével lehet a legegyszerűbben sort keríteni (így ugyanis egyértelmű, hogy meddig terjed a korábbi könyvelő felelőssége és hol kezdődik az újé). A következő “csúcsidőszak” a február lesz várhatóan, a katás bevallási határidő közeledtével. A katás cégek esetén külön aktualitása is van a könyvelő, illetve könyvvizsgáló keresésnek: azok a korábban katás cégek (betéti társaság, közkereseti társaság, ügyvédi iroda), amelyek áttérnek társasági adózásra, esetleg kivára, nyitó mérleget kell készíteni, amit könyvvizsgálónak kell validálni.
Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni, hogy valóban megfelelő könyvelőt válassz?
Könyvelőt jellemzően azért bíz meg egy vállalkozó, mert nem ért a könyveléshez / adóügyekhez, és lehetőség szerint nem is szeretne bajlódni ezekkel. Azonban épp amiatt, mert nem ezeken a szakterületeken járatos, nehéz megítélni, milyen is a számára tényleg megfelelő könyvelő. Az alábbiakkal ebben kívánunk segíteni.
Alapvető elvárások
Talán alapvetés, de van néhány olyan “K.O. kritérium”, amelyeknek minden körülmények között meg kell felelnie egy jó könyvelőnek:
- a vonatkozó jogszabályok naprakész, készségszintű ismerete: ez elengedhetetlen ahhoz, hogy a könyvelő nemcsak hibamentesen könyveljen (valamint időben benyújtsa a bevallásokat és tájékoztassa ügyfeleit a jogszabályi változásokról, értesítse a fizetendő adókról és határidőkről, tájékoztassa a vállalkozás gazdasági helyzetéről stb.), hanem proaktívan, tanácsokkal is támogassa a vállalkozás működését,
- saját ügyfélkapuval, szerződéssel, számlával, titoktartással dolgozik, rendelkezik szakmai felelősségbiztosítással (és a szerződésben is rögzíti, hogy a hibáiért anyagi felelősséget vállal),
- képviseli az ügyfeleit a hatóságok előtt.
Nyújtott szolgáltatások és alkalmazott megoldások
Szintén alapvetésnek tűnhet, de talán mégsem az. Érdemes ugyanis e téren (is) egy kicsit előre gondolkozni: rendben van, hogy most csak könyvelésre van szükséged, alkalmazottad nincs, könyvvizsgálatra nem vagy kötelezett. No de ha szépen növekszik a cég, alkalmazottakat veszel fel, szükség lesz bérszámfejtésre (sőt, 100 fő felett Tb. kifizetőhely is a vállalat), és könnyen lehet, hogy pár éven belül eléred azt a méretet, amikor könyvvizsgálóra is szükséged lesz a törvényi előírások alapján. Adótanácsadóról nem is beszélve. Érdemes tehát olyan irodát választani, amely minden olyan szolgáltatást nyújt, amire a cégednek a következő pár évben szüksége lehet.
Ha pedig két, az alapvető elvárásoknak megfelelő és a nyújtott szolgáltatások tekintetében hasonló könyvelőiroda között vacilálsz, érdemes azt is figyelembe venni, hogy milyen eszközöket, szoftvereket használ a szolgáltató, milyen csatornán kommunikál az ügyfeleivel: ha az egyik könyvelő nyomtatva kéri az e-számlát is, érdemes a másikat választani. A könyvelés (is) egyre inkább digitalizálódik, az adatok nagy része már elérhető online, sőt a feldolgozásuk is mind teljeskörűbben automatizált. A modern szoftveres megoldásokat alkalmazó szolgáltatók
- kevesebb hibával, gyorsabban, hatékonyabban dolgoznak,
- valós időben tudnak tájékoztatást adni a céged pénzügyi helyzetéről, ami alapján valóban megalapozott üzleti döntéseket hozhatsz (ha pedig integrált rendszerben dolgoztok, Te magad is folyamatosan látod az adatokat, kimutatásokat, kintlevőségeket stb.), és
- nem utolsó sorban több idejük marad tanácsadási szolgáltatással (pl. adóoptimalizálás, költségcsökkentés) segíteni a vállalat működését.
A könyvelőválasztás során tehát érdemes figyelembe venni, hogy milyen szoftveres megoldásokat, rendszereket használnak a kiszemelt könyvelők – szerencsés, ha az általad használt megoldások (számlázó program, webshop, CRM, ERP rendszer stb.) és a könyvelő program kompatibilisek egymással.
Értékelések, online jelenlét
A vállalkozók jellemzően még mindig személyes ajánlás vagy ismertség alapján választanak szolgáltatót (és ez nemcsak az vállalkozással kapcsolatos döntésekre igaz, hanem akár egy fodrász vagy egy kazánszerelő kiválasztására is), azonban az internetes keresések aránya egyre inkább megközelíti ezt – és erre a koronavírus járvány jelentősen rá is erősített. Már nem csak éttermet választunk értékelések alapján, hanem egyre inkább könyvelőt is, ami meggyőződésünk, hogy optimálisabb megoldáshoz vezet, mint a szűk merítésű személyes ajánlás. A legújabb szoftveres megoldásokat használó, digitális könyvelőknek nagyobb az “online lábnyoma”, sokkal több információ érhető el róluk. Azt javasoljuk, hogy csak olyan könyvelőt válassz, akiről találsz ügyfelek által írt értékeléseket! (Ebben segítséget nyújthat a Könyvelő-Net könyvelő kereső portál, ahol az ott regisztrált könyvelőkről az összes, online elérhető értékelést megtalálod egy helyen.) Ha van honlapja, nézd meg, olvasd el a nyújtott szolgáltatásokat, a kollégák bemutatkozásait. Ha blogot ír, nézz bele pár cikkbe, nézd meg, mikor került ki a legfrissebb bejegyzés. Ha van Facebook oldala, nézd meg azt is: miről szokott posztolni, milyen kommentek érkeznek azokra. Ezek az aprónak tűnő információk ugyanis döntő fontosságúak lehetnek a választás során.
Iparági tapasztalat
Amennyiben a fenti kritériumoknak megfelel a könyvelő, már csak a kérdés, hogy abban az iparágban rendelkezik-e releváns tapasztalattal, amelyikben a céged tevékenykedik. Bizonyos tevékenységek, iparágak ugyanis speciális tudást igényelhetnek (webshop, őstermelő, vendéglátás, nemzetközi kereskedelem,stb.).
A könyvelőváltás “főszezonja” az üzleti év vége – ezekre figyelj oda, hogy zökkenőmentes legyen
A váltásra jellemzően nem könnyen szánják rá magukat a vállalkozók, ami nem csoda, hiszen a könyvelő a cég pénzügyeibe teljes mélységében belelát, bizalmi ember. Annak számos oka lehet, hogy mégis sor kerül a váltásra (olyannyira, hogy ez megérne egy külön cikket), azonban akármi legyen is az indok, néhány szempontot érdemes szem előtt tartani, hogy minél zökkenőmentesebb legyen:
- amennyiben lehetőség van rá, érdemes a váltást a naptári – üzleti – év végére / új év elejére időzíteni, mivel ez esetben egyértelmű a régi és az új könyvelő felelősségének elhatárolása
- időben tájékoztasd a “régi” könyvelőt a szándékodról, miután az új könyvelővel sikerült megállapodni, figyelembe véve a szerződésben szereplő felmondási időt is – így lesz ideje lezárni a függő ügyeket és előkészíteni az átadás-átvételt
- mivel mind a “régi”, mind az új könyvelő Veled áll(t) szerződésben, az átadás-átvétel során a könyvelési anyagok teljeskörű átvétele és átadása a Te felelősséged – érdemes egy listát kérni az új könyvelőtől (ha a szerződése nem tartalmazná), hogy biztos minden anyag átadásra kerüljön
- akármilyen okból is történjen a váltás, érdemes törekedni a közös megegyezésre és a lehetőségekhez mérten a jó viszony megőrzésére (ez hasznos lehet például egy olyan ellenőrzés során, ami a korábbi könyvelő által könyvelt időszakot érinti)
- a korábbi könyvelő ügyfélkapus jogosultságait az átadás-átvételt követően ne felejtsd el megvonni.
Tehát, zárszóképpen: a könyvelőváltásra senki nem szánja rá magát könnyen, főleg, hogy nincs rá garancia, hogy az új könyvelő – akit nem is egyszerű kiválasztani – minden elvárásnak valóban meg fog felelni. Mégis hisszük, hogy mint a sokáig halogatott, nehéz, de jó döntések után, jelentősen meg fogsz könnyebbülni – ráadásul a vállalkozásod jövőbeni sikerességéért is sokat teszel.
by