Amikor a cégünk hirtelen nagyot nő: öröm vagy fájdalom?

Egyszerre nyolcan kerestük egyre idegesebben a kisteherautó kulcsát, amiben a teljes irodánk raboskodott, és hirtelen egész új szintre került a “csapat” fogalma. Aztán persze sikerrel  beköltöztünk az új irodánkba, amit imádunk, és még további embereknek is lesz benne hely, de magáról az útról, a cégnövekedés fájdalmairól – és persze örömeiről – bőven van mit mesélnünk. Hogyan lettünk egy weboldalakat, webáruházakat készítő sikeres ügynökség? Hogyan oktatunk, több mint 2.700 diáknak? Mik a fő tanulságok számodra is, amelyeket bármilyen típusú cégben hasznosíthatsz? Összefoglaltuk alább!

Emberszámban és rendszer szintjén is tavaly indultunk igazán növekedésnek. Egyértelmű lett, hogy pár fővel már nem fogjuk bírni a terhelést, de továbbra is rengeteg megkeresést kaptunk, nyilvánvalóan nagy szükség van a piacon a munkánkra. De a cég jelentős bővítését alaposan elő kellett készíteni. Másfél évtized webfejlesztői tapasztalattal 2020 elején alapítottunk az ügynökséget, vállalkozásunk másik lába, a WPKurzus pedig 2015 óta működik. A két tevékenység kitűnően kiegészíti egymást, és a növekedés is párhuzamosan történik. Mindez pénzügyi növekedést is hozott és a különböző területek élére a megfelelő szakemberek kinevezésére is szükség lett. Velük kapcsolatban azt tartottuk a legfontosabbnak, hogy

a maguk szakterületén jobbak legyenek nálunk: saját témájában mindenki hozza a maximumot. 

Hogyan lehet a cégnövekedés fájdalommentesebb? 

Bár speciális cégstruktúrában működünk, vannak általános tapasztalatok, amelyek minden iparágban, minden cégnél nagyon hasonlóan alakulnak. A prioritások meghatározása, a saját időnk “felskálázása”, a megszerzett tudás továbbadása újonnan bevont csapattagoknak – ezek jellegzetes mintázatok, így a példánkból meríthetsz inspirációt a saját céged fejlesztéséhez is.

1. Új munkatársaink megtartása minden áron

A mi történetünk nem egyedi eset. Bizonyos idő után szabadúszóként vagy egyszemélyes cégként már nem tudsz minden igényt megfelelően kiszolgálni. Észreveszed, hogy a legnagyobb ellenséged az idő, és hogy szükséged lesz további szakemberekre a megfelelő szerepek betöltésére. Itt még sérülékeny időszakban jársz, mert egyetlen pozícióra még nem tudsz két új embert felvenni, így ha az új munkatársad valamiért kikerülne a szervezetből, nehezen lehetne pótolni. Emiatt nagyon figyelünk arra, hogy meg tudjuk tartani a frissen megszerzett munkaerőt. Hangsúlyt helyezünk arra, hogy mindenki azzal foglalkozhasson, amiben a legjobb, amihez érez inspirációt, és a fejlődési lehetőséget is megadjuk mindenkinek. Emberi oldalról látjuk, hogy egy idő után belefásulsz abba, amit túl sokat csinálsz, de 

nálunk szerencsére van egy másik “üzletág”: ha például szeretnél valamit végigvinni a WPKurzusnál, még ha az ügynökségnél is dolgozol, tiéd a pálya. 

2. A legnagyobb kincs: az idő 

Mivel a fél életemet ezzel töltöttem, elég jól meg tudom oldani, hogy feltelepítsek egy weboldalt. De biztos, hogy erre akarom szánni a teljes időmet? Ugyanis amit csinálunk, az az ügyfeleink visszajelzései szerint kiváló. Amivel foglalkozunk, a weboldalkészítés, a piaci igények tükrében növekedésre van ítélve. Ennek egyetlen gátja lehet: mi magunk. 

Nem tudunk egyszerre sales-elni, weboldalt építeni, minden meetingen ott lenni, tesztelni. Előbb-utóbb az idő korlátozottsága valaminek a kárára fog menni. Amikor például a tesztelés feladatai túlnőttek rajtam, és elkezdtem hibázni, az nagyon kellemetlenné vált. Nem engedhettem meg magamnak, hogy ne prémium minőséget adjak ki a kezemből, így nyilvánvalóvá vált: időt kell nyerni. 

Most azt látom, hogy a negyedik-ötödik munkatárs felvétele után ugyanolyan sok a munka, de teljesen átalakult a feladatok jellege. Legcsodálatosabb azt látni, hogy bizonyos folyamatokban, projektekben, megoldásokban már egyetlen másodpercre sem veszek részt, csak figyelemmel kísérem, ahogy alakulnak, fejlődnek. A munkatársaim pedig közben tanulnak a hibákból, ami nagyon jó érzés, amit nem éreztem, amíg minden egyes folyamatban részt kellett vállalnom.

3. Munkatársak edukálása, a tudás átadása

Bár idővel profi lettem az eredeti szakmámban, el kellett fogadni, hogy nem akarok életem végéig weboldalakat építeni, mert hamarosan ingerszegénnyé válna a munkám. Ma már csak abba kell belenyúlnom, amit a többiek nem tudnak megoldani. Ezt pedig a csapaton belüli oktatással oldjuk meg. Amint átadtam a szakterülethez tartozó tudást a kollégáimnak, ki kell szálljak a napi feladatok elvégzéséből, és ezek körülbelül 10%-a az, amivel foglalkoznom kell. Ha valamit ők nem tudnak megoldani, jövök, és közösen oldjuk meg. Ennek az volt a trükkje, hogy 

kiadtuk parancsba: nem nyúlhatok a weboldalakhoz, csak akkor, ha a projektmenedzser “behívott”, hogy szükség van rám. 

Lehet, hogy bizonyos feladatok megoldása nekem 1 percembe kerülne, míg egy újonnan csatlakozott csapattagoknak együttesen 15 perc is lesz, viszont van már rá folyamatunk, és nekem megmarad a legtöbb kapacitásom a saját feladataimra. Ugyanannak a PM-nek “jelentek” én is, mint a feladatot érdemben ellátó munkatársak, mert hamarosan ők is épp annyira értenek a weboldalkészítéshez, mint én. 

Milyen sorrendben adjuk át a különböző területeket?  

Nálunk a pénzügyeket is kezelő virtuális asszisztens vált először szükségessé. Felismertük, hogy nekünk korábban havi 40-50 órát jelentett a könyvelővel való kapcsolattartás – de a számlák, excelek, banki anyagok, adminisztratív dolgok küldözgetése tökéletesen leírható, így a folyamatmenedzsment támogatható valakinek a bevonásával. Itt máris meglepően sok időt nyertem, körülbelül 5 órára, tehát a tizedére csökkent, amit havonta ezzel eltöltök. Sokan magukra ismerhetnek abban a mondatban, hogy “A számlázást soha nem adom ki a kezemből!” De vajon miért? 

A második bevont kompetencia akkor jött el, amikor láttuk, hogy folyamatosan nő a megkeresések száma, így szükségünk van egy technikai emberre. Megnéztük, milyen feladatok viszik el a második legtöbb időnket, és kiderült, hogy az óradíj alapú munkák. Korábban mindez a én agyamból jött ki, ez volt tehát a következő szint, amit pótoltunk. 

Harmadik lépésben dizájnert kerestünk. Ennek az volt az elsődleges oka, hogy a kreativitásunk is elkezdett kiégni. A szakmai megoldások sok fókuszálást igényeltek, például hogy maga a rendszer logikája megfelelően épüljön fel, így a gyorsaság miatt elfáradt a kreativitásunk. Észrevettük, hogy a munkánk már nem lenyűgözően egyedi, és szükség van kreatívabb emberre a csapatban. 

A következő szint már drágább “mulatság” volt: a projektmenedzser bevonása. Ezen a ponton már nem csak az ügyfeleinkkel kellett kapcsolatot tartani, hanem a munkatársakkal is. Edukálni kell őket, feladatokat adni nekik, azokat ellenőrizni is szükséges – erre nem jutott idő, ami így megint elfogyott. Ezért a PM érkezése volt a legnagyobb szintugrás. Ma már nem biztos, hogy rendszeresen beszélek a dizájnerrel, webessel, hozzám már csak az jut el, amivel valóban nekem kell foglalkozni. A PM ezt leszűri, és előfordul, hogy az ügyféllel is tárgyal, emellett az egész csapatnak szervezi a szükséges megbeszéléseket. 

Mikortól skálázható egy cég? 

Hát nálunk pontosan innentől. Amikor már “csak” a kivitelezőket kell szaporítani, de a folyamatok kialakultak. Ezeket egy-egy új PM is tudja vinni, innentől a rendszer valódi fejlődési potenciált rejt. És nálunk is ez volt a terv. Két-három ember esetén, legalábbis a szolgáltatási iparágban, eléred a 20-30 milliós plafont. Ezen a szinten, ha egyszeri megbízásokból származik a bevételed, nem tudsz többet termelni. Az eredeti tulajdonosi körben, projektmenedzserek nélkül, ez a fejlődési szintugrás már nem lenne teljesíthető. Munkáink prémium jellegét, a minőséget még növelhetjük, de fókuszáltan kell definiálnunk minden új megbízást. 

Emellett a munkatársainkhoz hasonlóan az ügyfeleinket is edukálnunk kell. Hiába gondoltuk, hogy “jó áron” adjuk az általunk készített weboldalakat, nagyobb csapattal már sokkal több energia megy bele. Korábban 40-50 óra alatt készült el nálunk egy átlagos business page, mostanra ez 70 órára nőtt, de a projektmenedzsment még nincs beárazva. Most éljük azt a negyed-féléves átmenetet, aminek a végére a projektár talán a duplájára is növekszik, de sokkal profibb lesz a végeredmény. 

Összefoglalva: “Ezt mi építettük.”

A legfájdalmasabb élményünk a cégnövekedés során, hogy olyan dolgokat is meg kell tanulni, amit sehol nem láttunk korábban. Mivel nem dolgoztunk multinál, szervezetfejlesztésben és people management-ben nem volt tapasztalatunk. Ezzel együtt az adminisztratív feladatok is rengeteg időt elvisznek, továbbra is. Ráadásul mi szeretünk fizikailag is együtt dolgozni, ezért az irodánkat is kinőttük, a mostani nem kis beruházás, viszont további növekedési potenciált jelent. Pénzügyileg a fizetések kitermelésével együtt kőkemény munka biztosítani, hogy minden rendben legyen. 

Hatalmas örömet jelent viszont, hogy bár több időnk nem mondanám, hogy lett, de egészen másképp töltjük a munkaidőnket, mint eddig – ezt pedig nagyon szeretjük. Kialakul a csapat fogalma, maga a költözés is izgalmas volt, amellett, hogy nehéz (főleg, amíg meg nem találtuk a kulcsot, köszi Gábor), de azóta minden közösen elköltött ebéd nagyon király. Látjuk a fejlődést: tavaly még home office-ban végeztük a munkánkat, most egy 114 nm-es irodát bérlünk, van külön stúdiónk, és szuper rátermett csapatunk. Jó érzéssel tölt el, hogy “na, ezt mi építettünk”. 

Neked mit építsünk? Nézd meg a megoldásainkat!