A szerződéskötés művészete: így építs megbízható üzleti kapcsolatokat

Gondoltál már úgy a szerződéseidre, mint a céged üzleti kapcsolatainak alapjára? Ha eddig nem, menjünk még tovább: vizsgáljuk meg a felek közötti bizalom mélyebb rétegeit, és fedezzük fel együtt a szerződéskötési folyamatban rejlő potenciált! A szerződések megírásától kezdve a tárolásukig minden lépés egy újabb lehetőség a bizalom építésére és az üzleti kapcsolataid megszilárdítására. Azért is fontos igazán jól kialakítani az ezekhez tartozó folyamatokat – persze a nagyobb hatékonyság és a  minőségi garancia mellett –, mert alapvetően formálják a céges kapcsolataidat, és ezekre épül a kölcsönös bizalom és megértés is.

Vajon milyen rétegek bújnak meg a szerződéskötések mélységeiben, amelyek mind ezt a bizalmi építményt tartják stabilan? Ezt vizsgáljuk meg alább, öt pontban.

1. Üzleti folyamatok: az alap, amire építhetünk

Ha gondosan tervezed és strukturálod szerződéskötési folyamataidat, több eséllyel lesz skálázható, konzisztens, és mindig megfelelő minőséget nyújtó céged. Amint minden egyes részfolyamat jól mérhető és körvonalazható, egy olyan világos térkép kerül kezünkbe, amely mentén elindulhatunk a bizalom építésének útján. Így ha nőnek az ügyféligények és több lesz a piaci kihívás, fenn tudod tartani a magas színvonalú szolgáltatást. A jól definiált és dokumentált szerződéskötési folyamatok tovább erősítik a szerződéses kapcsolatok biztonságát, mert a felek egyértelműen értik majd a lépéseket, a kötelezettségeket, a határidőket és a minőségi elvárásokat minden egyes projekt vagy tranzakció során.

De hogyan juthatunk el egy jól strukturált folyamathoz? 

• Folyamatok áttekintése és optimalizálása: Végezz teljes körű auditot a jelenlegi szerződéskötési folyamatokról, azonosítsd a gyengeségeket és lehetőségeket az optimalizálásra. Készíts standard műveleti eljárásokat (SOP-ok) a kulcsfontosságú folyamatokhoz.
• Mérföldkövek, részfolyamatok: Határozd meg a szerződéskötési folyamat kulcsfontosságú mérföldköveit és ellenőrzőpontjait, hogy rendszeresen felülvizsgálhasd és értékelhesd a folyamat előrehaladását.
• Kommunikációs rendszerek kialakítása: Alakíts ki hatékony kommunikációs rendszereket a résztvevők között, hogy világos és átlátható legyen a folyamat minden szakasza.
• Kommunikációs rendszerek kialakítása: Alakíts ki hatékony kommunikációs rendszereket a résztvevők között, hogy világos és átlátható legyen a folyamat minden szakasza.
• Technológia és automatizálás: Használj technológiai eszközöket és automatizált rendszereket a folyamatok nyomon követésére és a szerződéskötés hatékonyságának növelésére.
• Képzés és oktatás: Biztosítsd, hogy a csapat jól képzett és felkészült legyen a szerződéskötési folyamatokban, és rendelkezzen a szükséges ismeretekkel a folyamatok megfelelő kezeléséhez.
• Jogszabályi és szabályozási megfelelés: Győződj meg arról, hogy a szerződéskötési folyamatok megfelelnek a vonatkozó jogszabályoknak és szabályozásoknak, és rendszeresen frissítsd a folyamatokat a jogszabályi változásoknak megfelelően.

2. Mérhetőség: az objektív tükör az üzleti eredményekben

A mérhetőség lehetővé teszi, hogy objektív módon értékeljük a folyamatok és eredmények teljesítményét és hatékonyságát. Amikor a részfolyamatok eredményei mérhetőek, a partnerek képesek lesznek pontosan látni, hogy mi működik jól, és mi nem. A mérhető eredmények bizonyítékul szolgálnak a teljesítményre, és elősegítik a kölcsönös bizalom kialakulását.
Mutatjuk a megfontolandó tényezőket, hogy sikeresen fel tudd térképezni, és alkalmazni is képes legyél a megfelelő mérőszámokat:

• Üzleti célok megértése: Tisztázd az üzleti célokat és prioritásokat, hogy tudd, milyen teljesítménymutatókra van szükség a célok nyomon követéséhez.
• Teljesítménymutatók (KPI-k) meghatározása: Válaszd ki azokat a kulcsfontosságú mutatókat, amelyek leginkább tükrözik az üzleti célok elérését és a folyamatok hatékonyságát.
• Mérőszámok felülvizsgálata és tesztelése: Próbáld ki és vizsgáld felül a választott mérőszámokat a kezdeti időszakban, hogy biztosan relevánsak és informatívak legyenek.
• Digitális átállás: Használj technológiai eszközöket és rendszereket a mérőszámok gyűjtéséhez, elemzéséhez és megosztásához. Automatizáld a mérőszámok nyomon követését, ahol lehetséges.
• Folyamatos elemzés és fejlesztés: Értékeld rendszeresen a mérőszámokat és használd azokat a folyamatok folyamatos fejlesztéséhez. Ha egy mérőszám nem bizonyul hasznosnak, ne habozz módosítani vagy cserélni azt.
• Képzés és kommunikáció: Képezd a csapatot a mérőszámok értelmezésében és használatában, és kommunikáld világosan azok jelentőségét és a célok elérését.

3. Formai elegancia

A következő lépcsőfok a bizalom fejlesztésében a szerződések formai kialakítása. Ha jól tervezettek, egyértelműek a szerződéseid, sokkal átláthatóbban kommunikálhatsz üzleti partnereiddel. Az egyedi igényekre szabott szerződési sablonok egy másik réteget adnak a bizalomhoz, mivel lehetővé teszik a felek számára, hogy jobban megértsék a kölcsönös kötelezettségeket és elvárásokat.

A formai elegancia nem csupán az “szépségről” szól, hanem a funkcionalitásról és a hatékonyságról is. Ezeket a szempontokat vedd figyelembe az esztétikum kialakításához:

• Egyszerűség és érthetőség: A szerződéseknek egyszerűnek és könnyen érthetőnek kell lenniük, hogy mindkét fél számára világos legyen, mire kötelezett, és mit várhat el a másiktól. A bonyolult jogi zsargon helyett használj inkább közérthető nyelvezetet.
• Strukturált formátum: A szerződéseknek világos logikai struktúrával kell rendelkezniük, hogy minden fontos információt könnyen megtaláljanak benne a szerződő felek. Egy átlátható, jól szervezett formátum hozzájárul a szerződés olvashatóságához és érthetőségéhez.
• Átláthatóság: Minden kulcsfontosságú pontnak, kötelezettségnek és feltételnek világosan és átláthatóan kell szerepelnie a szerződésben, hogy elkerüld az esetleges félreértéseket és konfliktusokat a későbbiekben.
• Személyre szabott tartalom: Egy jól megalkotott szerződés figyelembe veszi a felek egyedi igényeit és körülményeit. A személyre szabott szerződési sablonok lehetővé teszik a specifikus követelmények és pontosan rögzítik az elvárásokat.
• Professzionális megjelenés: Egy professzionálisan megjelenített szerződés hozzájárul az üzleti kapcsolat komoly karakteréhez.
• Ellenőrzési listák és mellékletek: Használd ezeket a szerződésben, hogy biztosítsd az összes szükséges információ minél könnyebb elérhetőségét.

4. Gondos partnerválasztás

A megfelelő partner kiválasztása egy újabb mélyrétege a bizalomnak. A “due diligence” folyamat (azaz a kellő gondossággal történő átvizsgálás) segít megérteni a potenciális partner hátterét, hírnevét és pénzügyi stabilitását. A kiválasztási folyamat sikeressége további bizalmat teremt a kölcsönös üzleti kapcsolatban.
Egy közös vagy egymásra építkező szolgáltatás esetén különösen fontos, hogy a partner vállalkozás ugyanolyan magas szinten működjön és szolgáltassa a saját részét, mit ahogyan mi tesszük. Ez a kompatibilitás hozzájárul a közös együttműködés sikeréhez. Ha pedig megvan a bizalom, az mélyebb közös együttműködést hoz, hogy mindkét fél fejlődhessen a piaci versenyképesség szempontjából.

A következő négy szempont alapján érdemes a partnert kiválasztani:

1. Háttér vizsgálata: A potenciális partner vállalati múltjának és előéletének alapos elemzése: korábbi üzleti tranzakciók, esetleges jogi ügyek, pénzügyi stabilitás, és a hírnév szempontjából.
2. Pénzügyi stabilitás: Adózási helyzet, jövedelmezőség, adósságállomány és a likviditás elemzése. Fontos, hogy a partner pénzügyileg stabil legyen, hogy a közös projektek folyamatosak, stabilak lehessenek majd. 
3. Hírnév és referenciák: A vállalat hírneve, emellett a korábbi ügyfelek és partnerek referenciái növelik a leendő partnerünkbe vetett bizalmat.
4. Kölcsönös elvárások, célok egyeztetése: Érdemes előre meghatároznunk a közös projektek elvárásait és követelményeit is! Ha pontosan értjük egymást, könnyebben elkerüljük az esetleges későbbi félreértéseket, konfliktusokat.

5. Szerződések tárolása és kezelése

A szerződések tárolása és kezelése (erről itt olvass bővebben) az utolsó, de nem kevésbé fontos rétege a bizalom építésének. A szerződések gondos tárolása, rendszerezése és archiválása nemcsak a jogi követelményeknek való megfelelésről szól, hanem arról is, hogy a felek képesek-e biztonságos és átlátható módon kezelni a közös ügyeket. Fontos, hogy bármikor meg lehessen találni egy adott dokumentumot és az azonnal rendelkezésre álljon, amikor szükség van rá. Egy ilyen tárhely nagy segítség lehet a közös munka során. 

Összefoglalva

A szerződéskötés nem csupán egy technikai vagy jogi folyamat, hanem szinte művészi, de mindenképp stratégiai megközelítést igényel, hogy mély bizalmi kapcsolatokat építhessünk az üzleti partnerekkel. Ha pontosan érted, és gondosan kezeled az egyes rétegeket, szilárdabbak lesznek az üzleti kapcsolataid, ami pedig hosszú távon hozzájárul a vállalkozásod sikeréhez és növekedéséhez.