Kénytelen leszek közhelyekkel indítani: felgyorsult világunkban, az egymást érő krízisek közepette a hatékonyság, az idő-, energia- és minden egyéb erőforrásgazdálkodás kulcskérdések egy vállalkozás életében. Különösen igaz ez a kis- és középvállalkozásokra, hiszen jellegükből adódóan hamarabb megérzik a válságokat, és az erőforrások szűkössége is jobban kiütközik ezeknél a cégeknél. A verseny folyamatosan növekszik, ugyanakkor a gazdasági válság komoly terhet ró mindannyiunkra; a mindennapi működés biztosítása is sokszor kihívást jelent, nem beszélve a komolyabb célok megvalósításáról. Éppen ezért minden eddiginél nagyobb jelentőséget kap a stratégiai gondolkodás és célállítás, illetve az ezen célok által vezérelt, fókuszált munka. A következőkben két olyan mátrixot is mutatunk, amelyek a szempontok szortírozásában segítenek.
Stratégiai gondolkodás?? Most?
Anno, még a turbulens évek előtt ismertük a best practice-eket. Minden szervezetnek megvolt a jól bejáratott módszertana, amellyel többé-kevésbé megvalósítható célokat tudott kitűzni, és ha nagy baj nem történt, azokat meg is valósította. Ahogy azonban elkezdett mozogni alattunk a talaj, egyre több ügyfelem tette fel a kérdést: tervezzünk? Minek? Hiszen holnap jön egy járvány, holnapután egy háború, majd egy gazdasági válság és ki tudja, mi még… A terveink pillanatok alatt dőlnek dugába, az erőforrásainkat másodpercek alatt kell átcsoportosítanunk, azt se tudjuk, merre van az új előre, és hogyan tudunk elindulni abba az irányba.
A bizonytalanság érthető. Korábban egy átlátható autópályán haladtunk nagy sebességgel, viszonylag kiszámítható módon, ami mostanra egy imbolygó, ködös függőhíddá vált, ahol a túlélés is kétséges, nemhogy a siker. Ám a helyzet az, hogy ha valamikor, most van csak itt a stratégiai gondolkodás ideje.
Tűzoltás közben is lélegezz!
Természetes reflexünk az, hogy kapkodni kezdünk. A növekedő árak mellett azonnal a bevételeink növelésére fókuszálunk, az első szembeötlő lehetőségre lecsapunk. Közben igyekszünk a kiadásainkon húzni, átgondolatlanul karcsúsítunk. Az akadozó ellátási láncot ad hoc módon próbáljuk pótolni, az olyan luxusokról, mint fejlesztés-fejlődés pedig természetesen azonnal lemondunk. A kapkodás érthető, ettől függetlenül nem a legjobb megoldás.
Ehelyett vegyél egy nagy levegőt, és kezdj el gondolkodni. Hatékonyság szakértőként az Eisenhower-mátrixot hozom szemléltetésként. Ebben a sürgős és a fontos paraméterek mentén gondolkodunk. A nem fontos tevékenységeket felejtsük is el egyéni és vállalkozási szinten egyaránt – máskor is, de most, amikor tényleg szűkösek a lehetőségek, akkor feltétlenül.
A tűzoltás természetszerűen a sürgős-fontos mezőbe esik, és a fennmaradáshoz valóban elengedhetetlen – mondjuk, és ezen a ponton engedjük el a híres Q2 kvadránst, azaz a fontos, ám nem sürgős tevékenységeket, amelyek gyakran a valódi értéket és az innovációt adják hozzá a rendszerhez. Ez esetünkben a hátralépek – gondolkodom – stratégiát módosítok – újraértékelek körforgást jelenti. Méghozzá egy gyors körforgást! A „régi” éves, negyedéves stb. tervezést ugyanis felváltja a gördülő tervezés…
Gördülő tervezés és MVP
Az előző ködös függőhíd analógiánál maradva képzelj el egy olyan csodalámpást, ami az előtted lévő néhány méteren eloszlatja a ködöt. Ahogy haladsz előre, úgy tisztul ki mindig csupán egy-egy méter. Ezt csináljuk a gördülő tervezéskor: egy viszonylag rövid időablakot (pl. 3 hónapot) tologatunk magunk előtt, amelyet havi rendszerességgel újratervezünk. Mindegy, hogy korábban milyen ritmusban gondolkodtál a cégedről, tűztél ki célokat, alkottál terveket, a frekvencián drasztikusan növelned kell. Csak kicsit látsz előre, csak kicsit tudsz lépni, de azt a kicsit lásd meg, azt a kicsit jól lépd meg, méghozzá minél kisebb erőforrás-befektetéssel.
A lean startup világból hozott MVP megközelítést is érdemes alkalmazni, azaz minden egyes lépésnél megalkotni azt a legkisebb, de már életképes fejlesztést, amivel az (új) irány tesztelhető. Eredmény alapú megközelítést alkalmazva találd meg azt a legkisebb lépést, amivel számításaid szerint hatékonyan tudsz előrelépni az adott témában. Ha sikerül eme lépés, akkor menj tovább, fejleszd egy gondolattal tovább az elképzelésed – ha nem sikerül, akkor pedig nem buktál sokat, de az aktuális gazdasági környezetben naprakész tapasztalatatot szereztél.
Egy hasznos döntési eszköz
Ha több jó irány, lépés, lehetőség látszik, akkor egy újabb mátrix segítheti a döntésedet: az erőfeszítés-hatás mátrix. A két dimenziót egy koordinátarendszerben vizsgáljuk: az x tengelyen a befektetendő erőfeszítést jelöljük, az y tengelyen pedig a várható hatást. Az így kialakuló 2×2-es mátrixban meg tudjuk jeleníteni, és ami még fontosabb, össze tudjuk hasonlítani az összes lehetőséget, legyen az cél, projekt, teendő, ötlet, bármi.
Ahogy azt már az előbb említett Eisenhower-mátrixnál, úgy itt is az egyes kvadránsbeli feladatok (teendők, ötletek, célok…) más-más megközelítést igényelnek. Ingoványos időkben a szokásosnál is vonzóbb lehet az ún. “low-hanging fruit” kategória, azaz alacsony erőfeszítéssel jelentős hatást ígérő irányok; ugyanakkor nem érdemes teljesen lemondani a hosszabb távú befektetést jelentő, ám nagy hatással járó elképzelésekről sem, csak legyenek megtámogatva gyakoribb értékeléssel és újratervezéssel.
(A módszerről és további alkalmazási módjairól részletesebben itt olvashatsz.)
by