Uborkaszezon és digitalizáció

A nyári uborkaszezon nemcsak arra alkalmas, hogy szabadságra menj. Hanem arra is, hogy rendezd a soraidat. Hiszen ősszel újraindul az élet, és várhatóan pörögni fog a biznisz. (A jelenlegi körülmények között azonban lehet, hogy egy kicsit másképp – ez is megér már most is némi fejtörést.) És azt sem árt ilyenkor végiggondolni, hogyan támogathat ebben a digitalizáció – és te hogyan támogathatod a saját digitalizációs terveidet.

A digitalizáció támogató ereje talán nyáron a legnyilvánvalóbb, hiszen már évek óta ezt halljuk: digitalizálj és automatizáld a hírleveleidet, és már mehetsz is szabira, a pénz szabadság alatt is dőlni fog! 

Majdnem.

A nyári szabadság a magyar kkv-vezetők számára amúgy is neuralgikus pont. Sokan nem tudják, vagy nem akarják elengedni a cégüket – így oda a pihenés. Ha te is ezzel a problémával küzdesz, a Karson blogján találsz néhány megfontolandó szempontot business coachainktól, hogyan hagyd hátra nyugodt szívvel a cégedet szabadságod idejére.

Ahhoz, hogy ez valóban így működjön, nem elég, ha csak a sales célú üzeneteket küldözöd automatizáltan. Kell, hogy legyen: 

• egy olyan webshopod, de minimum sales landinged, amire a sales célú üzeneteidből (hírlevél, hirdetés) tereled a népeket
• egy automatizált fizetési lehetőség ezen a sales landingen (ma már többnyire egy azonnali bankkártyás fizetési rendszer), ahol fizetni tud a vevő, mielőtt elillan a vásárlási kedve (Nem, az átutalás ma már nem eléggé gyors ehhez.) 
• számlázód, amit össze tudsz kötni ezzel az automatizált fizetési rendszerrel, hogy törvényesen mindent meg is kapjon a fizetéséről a vevő
• és nem árt, ha ezekben a rendszerekben van olyan funkció, amikben gyűjtik az adatokat, hogy ha visszajöttél szabadságról, mérni tudd az eredményeket. (Ilyen például a Számlaverzumban a QUiCK, illetve a Számlázz.hu-n belül az autokassza funkció, amelyek ezt lehetővé teszik.) 

Amiről már jóval kevesebb szó esik, hogy ez leírva borzasztó egyszerűnek hangzik, mégsem úszod meg ennyivel. Valóban, az olyan rendszerek, mint a Számlázz.hu, a QUiCK, a SimplePay és a hozzájuk hasonlók, mindezt simán, néhány jól irányzott kattintással lehetővé teszik.

A nem mindegy azonban az, hogy ezt egy folyamatba kell illesztened. (Nem, amit fentebb leírtam, még nem maga a folyamat!) Egy olyan folyamatba, ami a te vállalkozásodra van szabva, annak a működési hatékonyságát támogatja. Ezt kell ismerniük a kollégáidnak, képesnek kell lenniük egymást helyettesíteniük a folyamat különböző szakaszaiban (hiszen nyár van és szabadság, működni viszont akkor is kell).

Digitalizáció + szervezetfejlesztés = sikeres bevezetés

Számtalan esetet láttunk már, amikor a digitalizáció jelszavával végrehajtott szoftverbevezetést elbaltázták. (Több olyan céget ismerünk, ahol több ilyen eset is előfordult.) Ez nem azt jelenti, hogy a szoftverek ne lettek volna jók. Hanem csak azt, hogy a digitalizáció során kizárólag az informatikai szempontokkal foglalkoztak. (Hiszen a szoftverfejlesztő cég ahhoz ért.)

Ami kimaradt: a szoftverbevezetés – és a digitalizáció maga is – változást idéz elő a szervezetben. 

Mást és másképpen kell használni, másféle tudással, esetleg maga a folyamat is változik, amibe eddig a kollégák beleszoktak.

A digitalizációnak (és vele a szoftverbevezetéseknek, illetve -fejlesztések bevezetésének) tehát mindig van egy szervezeti oldala. 

Hogy a dolog ne legyen ennyire egyszerű, még a szervezeti szempontok is kétfelé ágaznak: 

1. folyamatok
2. humán szempontok.

Ahol a digitalizáció látványosan félremehet

Ez az, amit a legtöbbször hallunk az elrontott bevezetések során:

ha rossz folyamatokat képezünk le a szoftverekben, akkor azok csak még hatékonyabban lesznek rosszak. 

Vagyis ha szoftverek nélkül sem volt a folyamat jó, akkor ugyanez szoftverben leképezve csak még hatékonyabban lesz rossz. (Ha nálad is ez a helyzet, kérd meg a pénzügyesed, hogy számolja ki, csak ezen mennyit buktál. Megrázó lesz.) 

A szervezetfejlesztőt tehát már a digitalizálás megkezdése előtt érdemes bekapcsolni a digitalizáció folyamatába.

Ő azzal fogja kezdeni, hogy kisikálja a jelenlegi folyamatok hibáit, és azok bezetését fogja támogatni (első lépcsőben). Amikor már jól működnek a folyamatok, és a kollégák is képesek azt jól működtetni (erre még később visszatérünk), akkor lehet az egészet elkezdeni leképezni valamilyen digitalizált (többnyire szoftveres) megoldásban.

Ez több szempontból jobb így pénzügyileg is: 

• már a folyamatok helyrerángatásával költségmegtakarítás keletkezik, mert alapból javul a hatékonyság
• a szoftverbevezetés egy hatékony megoldást tesz még hatékonyabbá, ez újabb költségmegtakarítást jelent (egységnyi termékre, munkaidőre, emberre, akármire vetítve)
• a bevezetett szoftvert maximum kiigazítani kell a későbbiekben a megváltozott külső körülményekhez, és nem kidobni a rááldozott pénzzel együtt (ez utóbbi igazi költségtemető tud lenni)

Ellenállás nemcsak a fizikában létezik

A másik pont, ahol a digitalizációban a szervezetfejlesztő nagyon sokat tud segíteni, a humán oldal. Szintén rengeteg példát láttunk már arra, hogy egy-egy digitalizációs kísérlet (konkrét szoftverbevezetés) a szervezeti ellenálláson bukott meg. 

A szervezeti ellenállás az a fura, megfoghatatlan valami, ami szervezeti szinten jelentkezik, de gyakorlatilag a szervezetben dolgozó kollégák jelentős részénél személyesen megvan. Ellenállnak a változásnak. 

Nem azért, mert rosszat akarnak. Egyszerűen így van huzalozva az agyunk. Ragaszkodunk a megszokotthoz, az ismerőshöz. 

Nem véletlenül szokás szervezetfejlesztési szinten a változás céljának megismertetésével és elfogadtatásával kezdeni a munkát. A kollégáknak látniuk kell az egésznek az értelmét, célját – különben esély sincs rá, hogy valaha is elfogadják azt. (Ez még nem elég az elfogadáshoz, de az első lépést jelenti.) 

Gyakran látjuk, hogy egy-egy új informatikai megoldás bevezetése után a szervezet általános teljesítménye esik a régi rendszer alkalmazásához képest. Ilyenkor szoktak beindulni a károgók, hogy “Ugye, megmondtam…” A gond ezzel csak az, hogy ez egy természetes szervezeti ellenállás eredménye – és nem a digitális megoldás hibája. Erre egy megoldás van: folytatni. Mert az is mindig látható, hogy ha ezen az időszakon túlesik a szervezet, akkor egy jól előkészített digitalizációs bevezetés esetén rövid időn belül a korábbi rendszer használatához képest kilő a szervezeti teljesítmény. Vagyis a szervezeti ellenállás miatti visszaesés nem tartós, csak átmeneti. 

A szervezeti ellenállás ideális időszaka a nyár

A digitális megoldások bevezetésének utolsó fázisához éppen ezért ideális időszak lehet a nyár. Vagyis amikor már ott tartotok, hogy élesben kezditek el használni az adott digitális megoldást. (A szoftvert.) 

Addigra mindenki érti, mi ez és miért kell, ki van rá tanítva, a folyamatok helyre vannak rántva, a szoftver jó folyamatokon nyugszik – már csak használni kell. 

A nyári használatkezdés ezért lehet jó: 

• kisebb a forgalom, több figyelem irányulhat a szoftverre, a hibák felfedezésére, kijavítására, mint amikor a működés már amúgy is hektikusabb
• ha hiba van, ilyenkor általában annak kisebb a forgalomromboló, pénzügyi hatása
• a szezonalitás miatt amúgy is kisebb forgalommal számolhatsz, így a szervezeti ellenállásból fakadó teljesítményvisszaesés nem okoz olyan látványos csökkenést, mint egy felfutási időszakban
• mire újra pörögni kell, már mindenki tudja, mit hogyan kell használni, beleszoknak a kollégák a használatba.

A lényeg: továbbra is azt ajánljuk, hogy digitalizálj. Részben, mert erős a nyomás erre az adóhatóságtól is, de a versenytársaktól is, másrészt tényleg könnyebb így az élet. Arra azonban ügyelj, hogy a digitalizáció jól előkészített, megalapozott legyen, különben mehet az egész a levesbe. Ha egyedül nem boldogulsz, vagy csak simán nagy falatnak érzed ezt a kihívást, kérj segítséget egy Karson-tanácsadótól!