Válság van – ezt talán kijelenthetjük. Az infláció az egekben, az energiaárak elszálltak, és még csak most jön a tél (“winter is coming”, ugyebár). Minden vállalkozó számolgat, tervez, készül, energiahatékonyságot növel, árat emel, hogy túlélje a következő hónapokat.
Én is a hatékonyság növelésére teszek javaslatokat ebben a cikkben – csak nem energetikai szempontból, hanem a működési folyamatokat górcső alá véve.
Mindennek az alapja: a stratégiával, tervezéssel legalább heti egy napot foglalkozz!
Biztos vagyok benne, hogy most a vállalkozók többsége “minden fiókba benéz”, megpróbálja felmérni a tartalékokat, lefaragni a költségeket, újraszámolni az árakat. (Arról, hogy hogyan érdemes tervezni, illetve pénzügyi szempontból milyen módon érdemes felkészülni, Himer Csilla PARK-szakértő írt egy szuper cikket.)
A tervezésre, a stratégia kialakítására, aktualizálására fordított management idő fontosabb, mint valaha. Az igazán sikeres vállalatok vezetői az idejük legalább 20-25%-ában (vagy még nagyobb arányban) ezzel foglalkoznak – régóta ismert adat ez, de nem lehet eléggé hangsúlyozni. Ez azt jelenti, hogy heti legalább 1 teljes munkanapot (igen!) ezzel kellene eltölteni. Akkor is, ha ezer sürgős operatív feladat vár (a sürgős vs. fontos dilemma egy külön cikket érdemelne). Az ilyen napokon lehet gondolkodni például a termék/szolgáltatás-paletta átalakításán, új partneri együttműködések kiépítésén, vagy kipróbálni egy új eszközt/megoldást.
Ha a stratégiai irányok adottak, akkor tudjuk hatékony működési folyamatokkal megtámogatni a megvalósítást.
#1 Minden releváns adat legyen elérhető, lehetőleg egy helyen
A csapat minden tagja számára legyen elérhető minden, az ő számára releváns adat naprakészen és megbízhatóan, lehetőleg egy felületen. (Ha több rendszerben is elérhető egy adat, majdnem biztos, hogy előbb-utóbb az eltérések okát kell nyomozni.🙈) Például az értékesítő kollégák számára legyen minden kontaktinfó, ügyfélkommunikáció és riport egy CRM rendszerben, ne kelljen emailekben vagy kézzel írt jegyzetekben keresgélni, végképp ne kelljen kollégától szóban információt kérni. Az adatok tartalma pedig legyen mindenki számára egyértelmű, ha többen is használnak egy adatot (pl. a marketingköltések a marketing és a pénzügy számára), legyen mindenki számára egyértelmű a definíciója, mindenki ugyanazt értse alatta. Ha külső könyvelővel dolgoztok, ő is a csapat része: legyen közös felület, közösen használt rendszer. (Ha pedig a könyvelő nem nyitott erre, érdemes egy digitális könyvelőt keresni.)
#2 Standardizáció, automatizáció
Az örökzöld, unásig ismételt jótanács, PARK-olvasók számára nem is kell ragozni. A folyamatok legyenek dokumentálva (egy egyszerű Google Docs is megfelel) és naprakészen tartva. Például az értékesítők által használható haszonérvelés dokumentum reflektáljon a vevők aktuális problémáira – és, kapcsolódva az 1. ponthoz, legyen kéznél az értékesítők számára, hogy napi használatban is legyen. Az automatizáció gátja pedig sokszor a fejlesztők véges kapacitása: az ügyféligények által meghatározott fejlesztések jellemzően magasabbra priorizáltak, mint a belső fejlesztések. Érdemes ilyenkor körülnézni a no-code/low-code eszközök között is: a Zapier például nagy kedvencünk e téren.
#3 Automatikus értesítések a problémákról
Az Analytics szerint előző nap nulla látogató volt a honlapodon? Ha kapsz email értesítést, azonnal láthatoda mérésekkel adódó problémát (jó esetben csupán erre utal). Ha automatikus értesítéseket állítasz be az olyan eseményekhez, amik beavatkozást igényelnek, rögtön tudsz reagálni. Így nem kell utólag a havi riportokban szembesülni ezekkel, hiszen addigra már rég meg is oldottad őket.
#4 Gyors “krízis-menedzsment”
Szuper, ha azonnal értesülsz egy problémáról, de még jobb, ha ilyen esetben mindenki tudja, hogy kinek és milyen feladata van. Tudom, hogy hátrébb priorizált feladat és nem is lehet minden lehetséges problémára felkészülni, de legalább a nagyobb valószínűséggel/rendszerességgel előfordulókra érdemes megírni a folyamatleírást. Ha pedig a problémákat transzparens módon, egy ticketing (feladatmenedzsment) rendszerben jelezzük a felelősnek (mi például ClickUp-ot használunk), és a megoldásról is onnan értesül minden érintett, az a legjobb. Így nem vesznek el információk emailben, telefonon, vagy Slack csatornákon.
#5 Együttműködés a csapaton belül
A pandémia óta jellemző a hibrid munkavégzés – megvan a közös irodai munka előnye és létjogosultsága, ugyanúgy, ahogy a home office-nak is. Minden vállalkozásnak ki kell tapasztalni, hogy milyen típusú feladatokhoz milyen mértékű adminisztráció ideális – azon túl, hogy érdemes a minimum követelményeket egyértelműen kijelölni és betartatni. Legyen mindenki egy lapon a téren, hogy milyen feladatokat kell felvenni a feladatmenedzsment rendszerbe, és mit lehet csak Slacken kérni a másiktól.
Tudom, hogy most nagyon gyakori a tűzoltás – mégis arra biztatnék minden cégvezetőt / vállalkozót, hogy próbáljon meg heti egy napot (de legalább egy felet, zavartalanul – azaz például nem válaszolva közben emailekre és üzenetekre) azzal tölteni, hogy végiggondolja, mik a céljai a következő néhány hónapra és évre, és hogy ezek elérése érdekében hogyan tehetné hatékonyabbá a működést. Talán néhány héten belül meg is térül az erre fordított idő.
by