Le vagy maradva

Az „agilitás” a digitális kor mantrája. Ha nem lépsz gyorsan, akkor soha nem lehetsz jó, mert a versenytársaid előbb érnek oda, és te örökre lemaradsz. Az agilitás tisztán tetten érhető a 2021 nyara óta elérhető NAV Online Számla rendszer lekérdezési lehetőségére épülő szállítói számlamenedzsment, pénzügyi- és könyvelési alkalmazások területén. 

Itt az elmúlt években nagy ütemben – a magyar piac méretéhez képest – rengeteg új szereplő jelent meg. Bár a vállalkozói körökben közel sem általános ezen megoldások használata, de talán kimondható, hogy azok a vállalkozások vagy könyvelők, akik nem ismerik ezeket a lehetőségeket, azaz így vagy úgy nem használják ki a NAV által nyújtott infrastruktúrát, azok már a “digitális-leszakadók” közé tartoznak. 

Ebben a cikkben egy funkcionális összehasonlítás keretében áttekintjük azokat az alkalmazásokat, melyek kifejezetten KKV fókusszal szolgáltatásokat nyújtanak a NAV infrastruktúrájára építve. 

A NAV Online Számla szolgáltatás szállítói számla lekérdezési infrastruktúrája egy olyan ingyenes, publikus számítógépes interfész (API), amin keresztül megfelelő jogosultságok mellett lekérdezheted kimenő számláid adataid, illetve minden olyan belföldi számlához tartozó adatot, melyet a NAV a kötelező számla adatbejelentés keretében adminisztratív eszközökkel bekér számlakibocsátó partneredtől, azaz belföldi szállítóidtól. Az interfész a gép-gép kapcsolatoknak köszönhetően szinte valós időben tud adatot szolgáltatni a számlákról és azok tételeiről, azaz megfelelő informatikai fejlesztések vagy már működő alkalmazások használata mellett minden adat elérhetővé válik vállalkozásod számára is, így nem kell azokat újra rögzítened.

A összehasonlítás előtt azonban ne menjünk el szó nélkül az innovációk másik aspektusa mellett sem, egyúttal említést téve egy kisebb, de jelentőségében és funkcióiban azzal egyenértékű, vagy akár azt meghaladó “számla-infrastruktúráról” is. 

Már csak azért is, mert az agilitás ugyan minden szervezet számára kívánatos, azonban az innováció sosem egy egyszeri, intenzív esemény. 

Bár az innovációk megítélésekor hajlamosak vagyunk a kereskedelmi forgalomban való elterjedés szakaszára összpontosítani, amikor az agilitás valóban fontos előnyt jelenthet, de gyakran figyelmen kívül hagyjuk mindazt, ami előtte történik. Ez pedig ahhoz vezethet, hogy felhasználóként nem értjük, és nem is tudjuk megfelelően hasznosítani azt a tudást, ami az innovációt valóban lehetővé tette, vagy teszi.  

A cikkben található magyar megoldások nem léteznének, ha korábban nem digitalizálódott volna a könyvelés (igaz még felhő nélkül), ha nem lett volna annyi, OCR technológiára épülő, sikeres és sikertelen nagyvállalati megoldás, vagy ha nem történt volna meg egy  – a témánk szempontjából még érdekesebb – esemény 2018-ban, amikor is a Számlázz.hu bevezette a “bejövő számlák” szolgáltatását. 

Ez utóbbi egy olyan pont a hazai digitalizációban, amivel nem az a baj, hogy méltatlanul keveset beszélünk róla, hanem az, hogy ha nem értjük meg, akkor a saját, “háztáji” számlakezeléssel kapcsolatos innovációink sikerességét is kockáztathatjuk. 

A Számlázz.hu Számlaverzuma egy olyan díjköteles, publikus számítógépes interfész, amin keresztül megfelelő jogosultságok mellett lekérdezhetsz minden, a vállalkozásod számláihoz tartozó adatot, legyenek azok kimenő vagy bejövő számlák. A lekérdezés az eredeti adatforrástól függően minden olyan adatot tartalmazhat, mely az adott számlához tartozik, így a NAV adatszolgáltatással ellentétben, (azt kiegészítve) előfordulhat, hogy számlaképek, fizetettségi információk, vagy akár adózási jelleggel kapcsolatos információk is a lekérdezés részei. A lekérdezés nem korlátozódik belföldi szállítói számlákra, feltéve, hogy a Számlázz.hu fiókod külföldi szállítói számlákat is tartalmaz. Az interfész a gép-gép kapcsolatoknak köszönhetően szinte valós időben tud adatot szolgáltatni a számlákról és azok tételeiről, azaz megfelelő informatikai fejlesztések, vagy már működő alkalmazások használata mellett minden adat elérhetővé válik vállalkozásod számára is, így nem kell azokat újra rögzítened.

A Számlázz.hu bejövő számlák funkciója A NAV számára is rengeteg inspirációval szolgálhatott, ráadásul a mai napig a Számlázz.hu az egyetlen számlázó, amely a piacon ezt a szolgáltatást nyújtja. Talán nem túlzó megállapítás, hogy az ötlet – hogy egy Számlázz.hu-s felhasználó láthassa minden olyan bejövő számla adatát, melyet más Számlázz.hu-s partner bocsátott ki számára – , indította el a Számlázz.hu-t az úton, melyen egy megkerülhetetlen számla-autópályává vált.  Ez pedig a NAV infrastruktúra mellé emelte jelentőségét, már akkor, amikor még 100.000 ügyfele sem volt.  Arról nem beszélve, hogy milyen értékkel bírhat ez saját vállalkozásunk számára, közel 600.000 Számlázz.hu-s számlakibocsátó esetén. 

A funkcionális elemzés háttere

A cikk végén található táblázatban funkcionális összehasonlítást ígérünk. Azonban ez nem teljesen igaz. 

A NAV Online Számla rendszerére, vagy a Számlázz.hu Számlaverzum infrastruktúrjára épülő megoldások ugyanis nagyon szerteágazó értékajánlattal, számos különböző funkcióval jellemezhetők, ezért az “almát-az-almához” összehasonlítás nehézkes. Ahhoz, hogy ezt mégis megtehessük, meg kell ismernünk az intelligens dokumentum feldolgozás fogalmát. 

Az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) egy tág fogalom, mely a vállalkozásokban jelen lévő dokumentumok modern és gyors kezelését jelenti különböző technológiákkal az egyszerű adatátadó interfészektől és az OCR-től a gépi látáson át egészen a mesterséges intelligencia megoldásokig. Ezek a technológiák az elmúlt években jellemzően nagyobb szervezeteknek voltak elérhetőek gigantikus, de még így is megtérülő beruházások mellett, ma viszont már a KKV-k számára is könnyen elérhető technológiák. 

A szereplőket kizárólag IDP funkcióik mentén, ezen belül is bejövő számla kezelési funkcióik mentén hasonlítottuk tehát össze

A hazai piac és annak szereplői

A kiválasztott szereplők az alábbi kritériumok mentén kerülhettek a “listára”: 

• olyan megoldások, amelyek elsősorban vállalkozókhoz szólnak;
• böngésző alapúak;
• értékajánlatukban szerepel, hogy számlaadatokból valamilyen üzleti intelligenciát is prezentálnak ügyfeleik felé (lekérdezések, dashboardok, összesítések, áfa pozíció, satöbbi);
• közvetve vagy közvetetten alapfunkció a NAV Online Számla szállítói lekérdezés;
• és előfizetéses rendszerben elérhetőek.

IDP szempontjából vizsgált területek

Az összehasonlított funkciók során nem foglalkoztunk azzal, hogy melyik miket tud még a bejövő számlák intelligens kezelésén kívül, szebb-e, jobb-e, gyorsabb-e, vagy hogy mennyien használják. Kizárólag olyan jellemzőket hasonlítottunk össze, melyek összessége képes viszonylag kulturáltan kiszolgálni a szállítói számlák digitális kezelését. Ezek alapján a következő területeket estek vizsgálat alá:  

Ár (“megfizethető megoldások”): Az elemzésbe vont szereplőknél közös vonás, hogy különböző díjcsomagokkal dolgoznak, különböző kiegészítő funkciókat is ígérnek.  Ezért mindenkinél olyan havi előfizetési konstrukciót vizsgáltunk, amivel 2-3 munkatárs átlagosan havi 100 bejövő számlát tud iktatni. 

A három legkedvezőbb megoldás az árak vizsgálata alapján a BUPA, a Billingo és a Számlázz.hu. 

Számlakép kezelés (“Minden egy helyen”): A NAV Online Számla robosztus lekérdezési infrastruktúrája sok mindenre jó, de a jelenlegi jogszabályi környezet miatt az intelligens számlakezeléshez hozzátartozik az eredeti számlakép “kezelése” is. A NAV lekérdezés ugyanis az eredeti számlaképet nem tartalmazza, így különböző technológiákkal el kell érni azt, hogy a NAV adatokhoz az eredeti számlakép párosítása megtörténhessen.  

A vizsgált szereplők a számlaképek és NAV adatok párosítását jelenleg három módon oldják meg:  

• NAV adathoz számlakép: A legegyszerűbb mód az ún. “NAV számlához egyesével”, azaz mindenféle intelligencia nélkül a lekérdezett NAV adatokhoz “kézzel” számlakép párosítható (csatolható egy pdf, vagy bármilyen képformátum), mégpedig egyesével. 
• Számlaképhez NAV adat: Az előzőnél technológiailag egy fokkal fejlettebb, amikor a számlaképek feltölthetőek tömegesen, vagy akár emailben is, majd számlaszám megadásával, emberi felügyelet mellett, a számlaképhez utólagosan párosítható a NAV adat. 
• “Mindent, mindennel, on-the-fly”: A legfejlettebb megoldás, ahol tömegesen és emailben is beküldhetőek az alkalmazásba a számlaképek, majd egy OCR-re épülő algoritmus a számlaképeket és a NAV adatokat valamilyen valószínűséggel, automatikusan egymáshoz párosítja, így az esetek túlnyomó többségében egyáltalán nem kell kézzel párosítgatni. 

A legfejlettebb technológiai megvalósítást az alábbi szereplők biztosítják: Billcity, CashBook, SLM.HU, QUiCK.

(Ennél a témánál érdemes megemlíteni ismét a Számlázz.hu Számlaverzum infrastruktúrát, mely ezt a problémát viszonylag elegánsan kezeli, hiszen egy Számlázz.hu-s szállító által kibocsátott számlakép az infrastruktúra fontos eleme, így a számlakép kezelése sok számla esetén megoldott (tehát nem kell pl. szkennelgetni, párosítgatni, ha Számlázz.hu-s a szállítónk). A Számlaverzum adta fenti lehetőségeket a CashBook, SMARTBooks, QUiCK és természetesen a Számlázz.hu is használja. 

Szállítói számlák csoportosítása (“rendszerezés”): A számlák mindig gazdasági eseményeket reprezentálnak, azaz természetes vállalkozói igény az ezen gazdasági események lenyomatának intelligens kezelése. Ez általában valamilyen csoportosítási, rendszerezési lehetőséget kíván az alkalmazástól. A vizsgált szereplők itt is különböző megoldásokkal élnek. 

• egyáltalán nem lehet csoportosítani, címkézni, rendszerezni;  
• beépített kategóriák segítik a csoportosítást; 
• egyedi csoportosítási lehetőségek vannak, és ezeket az alkalmazások “megtanulják”, azaz a következő hasonló számlát az előző számla csoportosítási szabálya, vagy egyéb heurisztika alapján automatikusan megoldja, ezzel rengeteg időt spórolva az adminisztratív munkatársaknak. 

Egyedi csoportosítási lehetőségek elérhetőek: Billcity, SMARTBooks, QUiCK 

Szállítói számlák kifizetése: Vizsgált területté vált, hogy az intelligensen kezelt számlákból kezdeményezhető-e a szállítói számlák kifizetése. Jelenleg itt figyelhető meg a legnagyobb technológiai lemaradás, és ez az a terület, ahol egyébként mi is sokat gondolkodtunk, hogy ezt a lehetőséget vizsgáljuk, vagy inkább azt, hogy a szállítói számlák valahogy passzívan fizetetté válnak, appon kívüli interakciók hatására (pl. banki szinkronizációk, automatikus összepontozások). Ez utóbbira ugyanis több szereplő is képes (pl. a Számlázz.hu, a Billingo, a Billcity és a SMARTBooks is). 

Azonban mégis az első megközelítésnél maradtunk, hiszen elég valószínű, hogy a jövőben az intelligens dokumentumkezeléshez szervesen hozzátartozik, hogy a számla utalását egy – ebből a szempontból – felügyelt helyről, a “iktatási rendszeremből” indítom és nem csak passzív könyvelést várok el egy másik rendszer interakcióinak hatására. A vizsgált területen tehát:   

• vagy nincs ilyen lehetőség; 
• vagy ún. offline utalási csomagokat, utaláskönnyítőket lehet a számlák kifizetésekor generálni, melyek a netbankodba importálhatóak; 
• a legfejletteb pedig, amikor valóban utalást lehet kezdeményezni PISP (Payment Initiation Service Provider, azaz fizetés kezdeményezési szolgáltató) engedéllyel, vagy egyéb megoldással.

Ilyen fejlett iktatási rendszerből indítható megoldást jelenleg csak a BUPA és az OTP eBIZ biztosít, de ők is csak saját bankon belül. 

Jóváhagyások, számlakezelési folyamatok: Ha már intelligens dokumentumkezelés, akkor érdemes volt megvizsgálnunk a jóváhagyási, illetve számlakezelési, adathozzáférési folyamatokat is.  A vizsgált szereplők jóváhagyás, jogosultság, számla folyamatok kezelése területén

• vagy nem nyújtanak semmilyen lehetőséget;

• vagy korlátozott, alapvető funkciókat biztosítanak; 
• vagy teljesen testreszabható megoldásokat nyújtanak, melyekben akár munkatársi szinten szabályozható, ki mit lát, és hogy egy számlával mit kell tegyen. 

Fejlettebb jóváhagyási és számlamenedzsment folyamatok az alábbi megoldásokban léteznek: DIA, Taskingo, SMARTBooks és nagyobb előfizetési csomagban a QUiCK is nyújt ilyet.   

Jogszabályszerű archiválás: Szintén egy olyan funkcionális terület, melynek jelenleg kevés alkalmazás felel meg, pedig az ESG irányelveknek, az ökotudatosságnak talán egyik legfontosabb támadási pontja (lehetősége), hogy dokumentumkezelőnk ne legyen “papír -függő”. Jogszabályszerű és robosztus archiválási funkciót jelenleg egyedül a Számlázz.hu kínál, illetve külön érdemes is megemlíteni a Számlázz.hu és a QUiCK közös megoldását, mely nemcsak a belföldi, de a külföldi számlák jogszabályszerű archiválását is megoldja. 

Mobil appok, API: Intelligens és modern dokumentumkezelés nincs mobil appok és szerteágazó API infrastruktúrák nélkül, hiszen vállalkozásunk alapadatait, tranzakcióit a vállalkozásunk értékteremtési folyamataiban még számos egyéb helyen is használatra kell tudjuk fogni. A számlaadatokat ráadásul azonnal, kontextusban és gyorsan, számunkra élményt nyújtó eszközökön érdemes elérni. Az utolsó két vizsgált terület tehát a mobil applikációk és az API infrastruktúrák jelenléte vagy hiánya, mely alapján:  

• mobil app a következő alkalmazásokhoz létezik: BUPA, Billingo, CashBook
• publikus API interfészekkel a Billingo, Billcity, CashBook, Számlázz.hu, QUiCK rendelkezik. 

A teljes összehasonlító tábla:

Ha vállalkozóként vagy könyvelőként még nem használsz hasonló rendszert, talán segítettünk, hogy kiválaszd a legszimpatikusabb, vállalkozásod számára legjobban passzoló megoldást. Ha már használod valamelyiket, segítsd munkánkat és áruld el, mit használsz! 

A cikk és az összehasonlító tábla 2022 utolsó negyedévének állapota alapján készült, sok munka árán, mindegyik alkalmazásba regisztrálva, majd az összehasonlító táblát néhány szakmai csoportban is megfuttatva. Ha használod valamelyik szolgáltatást, vagy csapatod fejleszti és úgy érzed, tévedtünk valamiben, kérlek, írj az info@riport.co.hu e-mail címre, és azonnal javítjuk.