Miről beszélek, ha a könyvelésről beszélek

Ha te is úgy tekintettél eddig a könyvelésre, mint egy őrült szertartásra, a könyvelők pedig fura szavakat kántáló varázslóként élnek benned, szánj két percet arra, hogy helyre tegyük a “Tartozik Követel”-t.

Legtöbben akkor zárják le az agyukat a könyvelőktől érkező információktól, amikor előkerülnek a számviteli, adózási szakkifejezések. Ahogy a vállalkozók nem beszélnek könyvelőül, sajnos a könyvelők sem minden esetben értik, hogy milyen információkra van szüksége a vállalkozóknak. Ezt a problémát csak súlyosbítja, hogy maga a könyvelés mint információforrás alárendelt szerepet játszik, elsősorban az adózási kötelezettségek teljesítésének eszközeként tekintünk rá. Ezért fontos leszögezni, hogy a könyvelés nem egyenlő az adózással. Az azonban igaz, hogy az adóbevallások adatai a könyvelésből kerülnek összeállításra, valamint az is, hogy jelenleg több feladatot jelent a könyvelőknek az adóbevallások előkészítése és elkészítése, mint a klasszikus értelemben vett könyvelés. Ezért nyugodjon le mindenki, amit eddig hallott, az valószínűleg az adózási része volt, mert a könyvelés egyszerű, a könyvelés szexi.

Hol jön a képbe a könyvelés?

Vállalkozóként elemi érdekünk, hogy tudjuk, hogy működik vállalkozásunk. Fontos, hogy tisztában legyünk bevételeinkkel, kintlévőségeinkkel, azzal, hogy terveink teljesülnek-e. Ehhez kezdő vállalkozóként elegendő egy kockás füzet (vagy digitális megfelelőjeként egy excel fájl) két oldala. Ahogy bővül vállalkozásunk, egyre szűkösebb lesz ez a tér. Nem csak az adatok mennyisége fog növekedni, de összetétele is. Minél több információt kell feldolgoznunk, nyilvántartanunk, annál biztosabb, hogy azokat rendszerezés nélkül nem fogjuk megérteni. Itt jön képbe a könyvelés!

Ahhoz, hogy a könyvelés egy olyan nyilvántartás legyen, ami támogatja vállalkozásunk fejlődését, szükség van egy kis előkészületre. Mielőtt kinyitod a kockás füzetet – függetlenül attól, hogy milyen vállalkozási formát és adózási módot választasz – állítsd össze a működési folyamataidat. Ehhez elsőként fordítsd le gazdasági események és bizonylatok szintjére a vállalkozásodat! A könyvelők nem webshopban vagy fodrászatban gondolkodnak, hanem a bennük zajló üzleti történésekben. Tegyük mi is ezt! Hiszen ahhoz, hogy támogatni tudják a munkádat, meg kell érteniük a vállalkozásodat. Ehhez a legegyszerűbb, ha leírod, milyen lépések szükségesek ahhoz, hogy bevételed keletkezzen. Maradva a webshop példájánál: kitől vásárolod a termékedet, ehhez milyen közvetlen költségek kapcsolódnak, mire fogsz költeni még rendszeresen. Fontos, hogy meghatározd, milyen bizonylatokat fogsz kiállítani, milyen módon fogsz fizetni és hogy érkezik hozzád pénz a partnereidtől. Ha megvagy a folyamatokkal, csoportosítsd az ezekben előforduló kiadásokat és bevételeket is! Ha terméket árulsz, akkor költségeidet az árubeszerzés, bevételeidet az áru értékesítése köré csoportosítsd. Ha szolgáltató vállalkozásod van, akkor a közvetlen előállításhoz kapcsolódó kiadásokkal kezd és haladj a ritkábban felmerülők felé. Elképzelhető, hogy ez nem fedi le 100%-ban a könyvelési nyilvántartások összetételét, de ezen ráérsz később is csiszolgatni. 

Ezekre a szempontokra figyelj!

Ha kész van a folyamatod, jöhet a következő lépés, az ellenőrzési pontok! Az Értelmező szótárban a könyvelő magyarázataként két szó biztos szerepel: precíz, pontos, no és a metronóm fotója, mint illusztráció. Ezért ha vannak adataink, amelyeket ráadásul nyilván is tartunk, egyértelmű, hogy szükséges ezeket ellenőrizni is. Ha már élesben vállalkozol, gyorsan megtalálod, hogy mire kell figyelni, addig is pár szempont, amire érdemes figyelni:

• bevételek, kiadások és kapcsolódó pénzforgalom – Ez tuti neked is az első helyen lett volna! Figyelned kell arra, hogy bevételeid beérkeznek-e, de ugyanilyen fontos, hogy kiadásaid időben rendezd. Természetesen a pénzforgalom tervezhető is, keresd a cash flow-ról szóló cikkeket itt a PARK-ban. 
• kiadások gyakoriságának vizsgálata – Annak ellenére, hogy vállalkozásodnak kiállított számlák már digitálisan elérhetőek, fontos, hogy ezek meglétét gyalogos módon is ellenőrizzük. Itt a pénzforgalom oldaláról – a kifizetés látszódik, de a számla nem -, vagy a rendszeresség vizsgálatával – minden hónapban rendelkezésre áll-e a számla – érhetünk célt.
• bevételek és kiadások aránya – Egyértelmű, hogy haszon reményében vállalkozunk. Ezért tisztában vagyunk a termékhez, szolgáltatáshoz kapcsolódó várható eredménnyel. Így egységnyi bevételhez kapcsolódó egységnyi kiadás és ezektől történő eltérés vizsgálata segíthet hiányzó gazdasági események beazonosításában.

Még több tipp a tuti könyveléshez

Az utolsó ellenőrzési ponttal már el is értünk az igazi ellenőrzési eszközhöz, az üzleti tervhez. Itt a PARK-ban több megoldással jelentkeznek a srácok, amivel ütős üzleti terv készíthető, én csak a felszínt szeretném megborzolni ötletekkel. 

• Első tipp, hogy ne az üzleti tervedhez igazítsd a könyvelésed! Ha a folyamatokat profin összeállítottad, akkor megvannak azok a bevételi és kiadási csoportok, amelyekkel a tervedben is dolgozhatsz. 
• A második inkább javaslat: lehetőség szerint az első üzleti terved ne legyen túl részletes. Minél több adatot szeretnél kontroll alatt tartani, annál nagyobb a hibalehetőség, annál több ellenőrzésre van szükség…
• Harmadik, amit javaslok, hogy az időbeliséget ugyancsak vállalkozásod sajátosságaihoz igazítsd. Ha te negyedévente számlázol majd, nem éri meg havi üzleti tervet felállítani – arra majd ott lesz a cash flow – ugyanígy, ha csak éves terv adataid vannak, elég nehézkes a visszamérés.

Apropó, ha már visszamérés! Lehet, hogy mi annyira jól szervezett vállalkozás vagyunk, hogy saját KPI-t mérünk, de elképzelhető, hogy egyszerűbb mutatókkal dolgozunk. Ami biztos, hogy ezt a könyvelés adataival fogunk elkövetni. Sőt, a nyilvántartásunk tartalmazza, a gazdasági eseményünk csoportosítása, értéke, adózási adatai mellett, a kapcsolódó időpontokat is. Így nincs akadálya, hogy komolyabb, idősoros kimutatásokat készítsünk vállalkozásunk fejlesztésére.

Gondolom, mostanra ti is látjátok, hogy a könyvelés a NYILVÁNTARTÁS. Ha ezt tevékenységedhez igazodva, vállalkozásod sajátosságait figyelembe véve alakítod ki, léphetsz a második szintre. Erről majd a következő alkalommal!