Persze egyértelmű, hogy nem kötelező kelléke a vállalkozói létünknek, hogy perfektek legyünk a könyvelésben (is), de ha kettős könyvvitelű vállalkozást működtetünk – gyakorlatilag a gazdasági társaságok legtöbbje ilyen könyvelést vezet – pár alapfogalommal tisztában kell lennünk.
Mielőtt reflexből becsuknád, hogy nincs szükséged felesleges számviteli fogalmakra, hadd nyugtassalak meg: nem erről lesz szó. A témánk a pályázatok, hitelek számviteli elvárásai vs valóság és a pályázatíró, hitelügyintéző vs könyvelő témakörét járja körbe.

A cikk első részét itt olvasd el: Miről beszélek, ha könyvelésről beszélek

Ügyfélkapcsolatok százai remegtek meg “a pályázatíró / hitelügyintéző azt mondta, hogy ezt egy jó könyvelő meg tudja csinálni” kezdetű mondattól.

Ha szeretnéd érteni, hogy mi a para oka és mit kérj, hogy ne egy kövér nemmel kelljen beérned a beszélgetés végén, szánj 5 percet erre a cikkre.

Egyértelmű, hogy mindenki életét átrendezte a COVID, a hátrányok mellett új lehetőségek is megnyíltak, amihez forrásra van szükségünk. Akár vissza nem térítendő, akár visszatérítendő formában szeretnénk pénzhez jutni, vannak feltételek, amelyeket teljesíteni kell. Általában ezen elvárások között találhatóak múltbéli időpontra, jellemzően az utolsó lezárt üzleti évre vonatkozóak is. Ha abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy a beszámolóban szereplő adatok tökéletesen megfelelnek a kiírásnak, csak borzongás és hideglelés kedvéért olvassunk tovább. 

Abban a helyzetben, ha az utolsó év számai nem teljesen kompatibilisek az elvárásokkal – és még a 2020as adóév beszámolója nincs közzétéve – szokott felmerülni a kérdés, hogy amit a hitelhez, pályázathoz kérnek, meg tudod-e oldani. Ilyenkor gyorsan kiderül, hogy a történet szereplői nem egy nyelvet beszélnek, és sajnos az ötlet, ami a tanácsadónál egyértelmű megoldás volt, a könyvelésen nem fog átjutni. Valamint az is, hogy hiába a több éves együttműködés, a könyvelő sem tudja átadni, hogy miért nem oldódik csomómentesen a számviteli- és adótörvényekben az elképzelés.

Megelőzendő a fentieket, célszerű a könyvelői beszélgetések fix témájává tenni a rövid- és hosszútávú tervek egyeztetését, különös tekintettel a külső forrásból megvalósuló fejlesztésekre. Természetesen nincs kőbe vésve, hogy milyen forrás fog rendelkezésre állni, így célszerű azokra a mutatókra koncentrálni, amelyek a legtöbb pénzügyi termék – és jellemzően a pályázati kiírások – elvárásai között szerepelnek. 

Nem Szent Grál, de a következőkkel készülj:

• Legyél eredményes az utolsó lezárt üzleti évben.
• Az árbevételed ne csökkenjen látványosan.
• A saját tőkéd legyen magasabb, mint a jegyzett tőkéd.
• A kötelezettség állományod legyen alacsonyabb, mint a mérlegfőösszeg 60%-a..
• Legyen bejelentett alkalmazott a vállalkozásban.

Általában ami leoldja a biztosítékot, az nem is a fentiek, hanem a “tanácsok”. Jöjjön most egy kis szótár, hogy mit javasolnak a tanácsadók, és ahelyett mit mondjuk könyvelőnknek:

Tanácsadó-könyvelő kisszótár

“Jegyzett tőke alatt van a saját tőkéd?“

Nem gond, mondd a könyvelőnek, könyvelje át a tagi kölcsönödet!

A saját tőke rendezésének ezer és egy módja van, amiben előfordulhatnak a könyvelés, a tagi és a kölcsön szavak is. Való életben, a legtöbb saját tőkét érintő gazdasági esemény cégbírósági bejegyzéshez (taggyűlési határozathoz, társasági szerződés módosításhoz) kötött. Ezért mindig a rendelkezésre álló idő alapján döntsünk. Ha még december 31-ig lenne szükségünk a megfelelő saját tőkére, novemberben ne válasszuk a jegyzett tőke lecsökkentését követő felemelését… Visszatérve az eredeti ötletre, nézzük meg, hogy ténylegesen van-e olyan kötelezettség, ami tőkeemelésre használható. Ha igen, akkor gondolkodjunk el az ázsiós tőkeemelésen, mint egyik lehetőségen. Természetesen van B verziónk is, ahol a társasági szerződés lehetővé teszi, ott a kölcsön kötelezettség pótbefizetéssé átalakítása is lehetőség.

“Kevés az eredményed, majd a készlettel megoldjátok!”

Természetesen itt is van igazság az egyszerűsítés mögött, csak nehezebb megérteni, mire is gondolt a költő… A készletek értékelési módszerei tekintetében a számviteli törvény több lehetőséget biztosít a vállalkozásoknak. Ezt a számviteli politikájában rögzíti a vállalkozás, amelyet a számviteli törvény módosításaikor értelemszerűen módosít. Viszont ettől függetlenül is érdemes időnként átnézni az értékelési módokat, hiszen minden (is) változhat. 

“Állíts még ki pár számlát, hogy jobbak legyenek a számok!”

Ha eddig még nem, ennél a mondatnál tuti, hogy felszaladt a könyvelőd szemöldöke, tarkóig. Annak érdekében, hogy ezt elkerüld, könyvelőül a következőkről beszélj! Nézzétek át, hogy minden teljesítésbe fordult szerződés számlázásra került! Egyeztessétek, hogy nincs olyan szállítólevél, amiről nem lett számla kiadva! Egyeztessétek az éves pénztárgép forgalmat a könyveléssel! Végezzetek számla tombolázást, hogy nincs-e hiányzó bizonylat! Ha így minden klappol, még mindig érdemes az egyeztetésbe bevonni a már elkezdett munkákat, milyen szerződési feltételek mellett kerültek megkötésre, hiszen a számviteli törvény változása ezen a téren rengeteg lehetőséget biztosít az elszámolásra.

“Nagyon kevés ennek az ingatlannak az értéke, aktiválj hozzá még valamit!”

A beruházás, felújítás, karbantartás szentháromsága nyújt némi lehetőséget a kreatív értéknövelésre, de könyvelődnek érdemes az értékhelyesbítést, mint lehetőséget feldobni. Igaz, hogy a kapcsolódó dokumentáció összeállítása időt, pénzt és szaktudást igényel, de sokkal jobban mutat a beszámolóban. Közben nem szabad elfelejteni, hogy az értékhelyesbítés nemcsak eszköz oldalon jelentkezik, hanem a saját tőkét is befolyásolja, így a problémás jegyzett tőke, saját tőke állapot rendezésekor is nagy segítséget jelenthet.

A tökéletes megoldás természetesen az, ha olyan könyvelőt választasz, aki a hitelek és a pályázatok világában is otthon van, tehát már akkor javasol, segít, támogat, amikor felmerül a forrásbevonás, mint elképzelés. Addig is maradjon vésztervnek (második legjobb megoldásnak) a folyamatos kommunikáció!