Benne van a levegőben, hogy az informatikai fejlesztések fontosak, a digitalizációé a jövő, és érezzük, hogy ezzel bizony foglalkozni kell. Viszont nagyon nem mindegy, hogyan állunk a kérdéshez.
Tudjuk pontosan, mire van szükségünk? Tudjuk pontosan, mennyit szeretnénk költeni? Rengeteg irányból lehet közelíteni a fejlesztésekhez, de az a legritkább eset, hogy ezekre a kérdésekre pontos válaszaink lennének. Tipikus, hogy amikor már nagyon fáj egy probléma, esetleg lassul a régi rendszer, nem jók a riportok, túl sok a hiba, akkor elkezdjük törni a fejünket, merre van az előre. Viszont minden esetben előbb-utóbb eljön a pillanat, amikor az asztalra kerül a kérdés: mennyit ér ez meg nekünk. Mennyit érdemes erre költeni?
Ez a százdolláros kérdés gyakran a következő módon merül fel: itt egy drágább, projekt alapon bevezethető rendszer, vegyem meg ezt, vagy egy kisebb havidíjas megoldást válasszak és majd megkötünk néhány kompromisszumot? Ez az XYZ megoldás nagyon szimpatikus, de tényleg megér nekem 40%-kal többet?
Ilyen helyzetekre szeretnék néhány tanáccsal szolgálni az éppen szoftveres megoldásokat keresgélő 5-10-50 fős mikro- és kisvállalkozások vezetői, döntéshozói számára.
Kezdjük a statisztikával
Az utóbbi években több felmérés eredménye alapján KKV-k esetén a bevételekhez mérve évente(!) átlagosan 2%-os informatikai költést szoktak hüvelykujjszabályként felhozni, de ez általában minden kapcsolódó költséget magában foglal (tanácsadók, szoftverkövetés, laptopok, infrastruktúra üzemeltetés…).
Ezen belül egyértelmű trend, hogy a helyi infrastruktúrára, szerverre, telepített megoldásokra egyre kevesebbet költünk, és a felhőmegoldások veszik át a főszerepet. Ebben az esetben nincs szükség helyi szerverrre, helyi üzemeltető szakemberre, és egyre gyakrabb, hogy bérelhető formában kaphatjuk meg a programot is. Mivel az informatikához kapcsolódó költések közt általában a szoftver bevezetések kérdése a legkirtikusabb, és sokszor ott a legnagyobb az eltérés a különböző alternatívák közt, valamint mert erre látok rá leginkább, ezt a kérdést bontom ki az alábbiakban.
Fontos adat, hogy ügyviteli rendszer cseréje átlagosan 6-10 évente történik tipikusan. (az elmúlt években a 6-8, és 8-10 éves felmérési eredményekkel is találkoztam). Ez egybevág a személyes tapasztalataimmal, azzal a megjegyzéssel, hogy meglehetősen nagy a szórás. Nem ritka sajnos, hogy akár 2-3 év után cserére kényszerül egy elégedetlen cég, vagy épp azért, mert gyorsan kinövi a rendszerét, de több esetben találkoztam 15+ éves szoftver cseréjével is. Ez azért is fontos információ, mert nem mindegy, hogy hány évre tervezünk egy beszerzés esetén (azaz hány évre oszlik meg a költség, ha egyszeri díjat fizetünk a projektért). Viszont a statisztikai átlagok könnyen elfedik a lényeget, ezért:
Nem spórolhatjuk meg a gondolkozást!
Lassan már mondható, hogy évtizedek óta, amióta az informatika előretörése tart, nagy trendek és divathullámok váltják egymást:
- Egy nagyobb, integrált rendszerre van szükség!
- Mégsem, jó, drága, és rugalmatlan, “best of breed” megközelítés kell, azaz válogassuk (legózzuk) össze a legjobb célszoftvereket!
- Ohh, az interfészekkel csak a gond van, tegyük inkább egy platformra a dolgokat?
A másik nagy töréspont:
- Használjunk bevált, kulcsrakész megoldásokat!
- Keressük a rugalmas / egyedi megoldásokat és a rugalmasságot vállaló fejlesztőket, az biztosítja igazán a versenyelőnyt és a jövőállóságot!
Ebben a második kérdésben egyszerűbb tanácsot adni, mert itt a pénztárcánk viszonylag egyszerű gátat szab. Az egyedi megoldás mindig nagyon drága (és sokszor annál is több lesz, mint amire felkészülten gondolunk), ahhoz képest, mint amikor épp csak felparaméterezünk egy rendszert, vagy akár kulcsrakészen már használható is.
Ezért egyedi megoldás 20-30 fős cég, és sokszázmillliós vagy inkább néhány milliárdos forgalom alatti vállalkozás esetén azonnal elvetendő! (Persze iparág, nyereség, sok minden számít, de hüvelykujj szabályként ez kezelhető.) Kiállok emellett a vélemény mellett akkor is, ha éppen szimpatikus fiatalok csinálnák, és viszonylag kedvező árat adnak, és nagyon ígéretesnek tűnik előre minden. Ilyesmibe csak nagyon jó indokkal vágjunk bele…
Mivel Magyarország kicsi és nem túl fejlett piac, hozzánk a nemzetközi trendek kis fáziskéséssel érnek el. Ami egyértelműen megállapítható, hogy az idő a vevőknek dolgozik, és egyre kiforrottabb, egyre rugalmasabb kész megoldások születnek, egyre elérhetőbb áron.
Van ráadásul egy nagyon fontos tényező: a felhő technológia térnyerése
Ugyanis ez többek között megnyitotta az utat afelé is, hogy megoldásokat a szállítók kész interfészekkel hatékonyan összekössenek, és közelítsen a felhasználói élmény ahhoz – két-három ilyen rendszer használata esetén -, mintha egy nagyobb intergált megoldásunk lenne. Figyelem! Csak közelít, de nem teljesen integrált minden iyen esetben, és komoly korlátokba is ütközhetünk. Sokszor kapok olyan telefont, hogy: “most már inkább költenénk többet egy integrált rendszerre, de ezt a három megoldást (pl. egy CRM, egy webshop, egy számlázórendszer) képtelenség már így használni”: stimmeljenek a partneradatok, ne akadjon el egy sztornózott megrendelés esetén a kommunikáció az ügyféllel, jönnek a kihívások és a gubancok.
Ennek ellenére azt javaslom, hogy amíg meg nem combosodik a biznisz, amíg túlélhetőek a kellemetlenégek, ezt érdemes csinálni, mert a komplexitásnak mindig ára van. Vegyünk egy konkrét példát:
Képzeljük el a helyzetet, hogy már hárman dolgozunk a webshoppal, beszerzünk, telefonokat veszünk fel, futárt intézünk, számlázunk stb. Van éves szinten 40M Ft forgalmunk, és kb. 5M Ft nyereségünk. Ha nagyon magabiztosak vagyunk, és tudjuk, hogy 110% eséllyel nő az üzlet, mint a gomba, de belefulladunk az adminisztrációba, és nem elég már a mostani webshop, mit tegyünk?
Ha magabiztosan meg is tudjuk finaszírozni a fejlesztést, és enélkül tényleg nem lehet tovább növekedni, akkor is, egy projekt alapon bevezetett – kicsiszoltan működő – integrált rendszer költsége szinte biztos, hogy minimum 5-10M Ft körül lesz.
A dilemmát tetézi, hogy van egy nagyon furcsa hír. Számos tanulmány és közkézen forgó tapasztalat mondta már ki, hogy sajnos nagyon sok esetben nem mutatható ki egyértelmű kapcsolat az informatikára költött összeg nagysága és a megszerzett előny, a megtérülés között…
Ne vonjuk le azt a téves következtetést, hogy akkor miért is költsünk, vagy miért is költenénk sokat, hiszen ha nem ruházunk be, az a biztos zsákutca a cég számára. A kérdés az, hogy ennyi lehetőség és szempont közt akkor mégis mit tegyünk?
Teremtsünk rendet a káoszban
Akár tanácsadó segítségével, akár nélküle, azonosítsuk a legnagyobb kihívást jelentő jelenlegi problémáinkat és a legnagyobb remélt előnyt jelentő fejlesztési területeket! Az egyszerűség kedvéért írjunk fel hármat-hármat! Például:
- Nem tudom pontosan az árrésemet, és emiatt nem tudom milyen termékekre fókuszáljak.
- Túl sok munkaidőt vesz el a kollégáktól a rendelések és számlák rögzítése és mindenféle pénzügyi adminisztráció, nem bírunk el ekkora bérköltséget.
Pofonegyszerűnek tűnő, de a legtöbb esetben (tapasztalatból mondom…) mégis elvétett aranyszabályok: nézzük meg, egy-egy keresett szoftverfunkció hány munkatárs munkáját érinti? Hányszor fordul elő egy hónapban? Mennyi időt vesz igénybe most / mennyit nyernénk / mennyi veszteséget okozhat most körülbelül? Ezerszer láttam, amint elvileg profi döntéshozók is a “csilivilire” ugranak, és figyelmen kívül hagyják ezeket az alapvetéseket.
Ha a beszállítói beszerzések kezelése a legfontosabb, vagy a dokumentumok közös elérése, akkor ezekre a részletekre fókuszáljunk, és ebből ne engedjünk. Ma már biztos találunk legalább három-négy olyan rendszert minden részterületen, ami megfelelhet. Vizsgáljuk meg, hogy összeköthetőek-e a kinézett rendszerek? (Azaz össze vannak-e már kötve! Egyedi interfészt rendelni általában még az egyedi fejlesztésnél is drágább- persze területtől, szállítótól, technológiától függően…)
Viszont ha találunk a problémánkra eleve intergált, és a folyamatainkat jól kezelő megoldást, mindenképp azt javaslom, akkor is, ha akár 30-50-70%-kal többe kerül. A napi munkában – ha egyébként a szoftver megfelel nekünk – óriási megtakarítást jelenthet, ha egy közös rendszerben elérhetőek a riportok, a feladatok, számlák, határidők.
Végül, de nem utolsó sorban, nem az ár a legfontosabb tényező. Az informatika ma már stratégiai tényező a vállalkozások életében, azokéban is, akik ezt még nem ismerték fel. Havidíjas rendszereket bátrabban ki lehet próbálni, ott “csak” a ki-beköltözésre fordított energiát bukhatjuk el, de mindig elérhető egy demo rendszer, ahol megbizonyosodhatunk róla, mit fogunk kapni. Projekt alapú beszerzés esetén viszont szinte fontosabb az árnál, menniyre előremutató megoldást fizetünk ki, hiszen nagyon nem mindegy, hogy 3, vagy 8 évre ruháztunk be.
by