A Számlázz.hu PARK korábbi cikkeiben már sokat olvashattatok okos üzleti megoldásokról, automatizmusok létrehozásáról. Mi most belevágunk a közepébe: egy belsős körben csak “cukitérképre” keresztelt ábra segítségével bemutatjuk, hogyan tud összelegózni egy webshop a Számlázz.hu PARK ökoszisztéma segítségével egy 100%-ig automatizált rendszert. Mindezt úgy, hogy a fotelből fel sem kell kelni, egyik folyamat sem igényel személyes ügyintézést. Lássuk!
Alapinfrastruktúra felállítása
Adott egy vállalkozó szellemű lány, hívjuk Martinának, aki a karantén idején úgy döntött, hogy megvalósítja önmagát és belevág az online bizniszébe. Ökotermékeit szeretné értékesíteni webshop rendszerben. Martina egy igazi DIY lány:
- Megnézett néhány ingyenes WordPress tutorialt a YouTube-on (pl.: itt) és összerakott magának egy alap weboldalt, webshop pluginnal (Pl.: WooCommerce, de ha esetleg Shopify oldal létrehozását választotta volna, azzal is pont így működne).
- Regisztrált a Számlázz.hu-ra, ezáltal lett egy számlázási fiókja is.
Az első kihívások
Elkezdte megtölteni élettel a webshopot, felkerültek az egyes öko termékek a virtuális polcokra. Vészesen közeledett az éles indulás ideje, amikor eszébe jutott egy nem éppen marginális kérdés, hogy hogyan fognak fizetni a vevői. Ekkor jött el a pillanat, hogy kezébe vegye a “cukitérképet”. Rápillantott a korábban említett feltüntetett útvonalra. Azt már tudta, hogy megvan a webshop, és megvan a Számlázz.hu fiók, úgyhogy innen indulva a térkép első csomópontja a “Kibocsátók strandja” felé irányította, egészen pontosan a Számla Agent ponthoz. Ahhoz, hogy automatizált formában tudjon díjbekérőt kiállítani és számlázni, szüksége lesz a Számla Agent szolgáltatásra, ami a Számlázz.hu minden csomagjában elérhető. A szolgáltatással napi több száz vagy több ezer számla kibocsátására is képes lesz emberi beavatkozás nélkül, automatikusan. Ezt az integrációt is meg tudja oldani Martina, mert elérhetőek ehhez kész pluginek is, pl.: WooCommerce webshopokhoz..
(Azokról a pluginokról itt találhatóak további információk, amelyek segítségével a webshopot össze lehet kötni a Számlázz.hu-val.)
Az online fizetési lehetőségek (“Kifizetések vulkánja”) esetében két lehetősége is adott:
- A vevő szempontjából kényelmetlenebb út: az átutalásos fizetés.
- A kényelmesebb és elegánsabb megoldás: bankkártyás (OTP Simple Pay/PayPal/Borgun) fizetés.
Ha a bankkártyás opciót választotta, akkor azt is el kell döntenie, hogy vevői fiókban vagy webshopban (az oldalon beágyazva) akar-e a vevőivel fizettetni:
- Amennyiben a vevői fiókban akar fizettetni, akkor a SimplePay-jel, Borgunnal vagy a PayPallal kell szerződést kötnie közvetlenül (ami online megtehető).
- Ha a webshopban, akkor szintén a SimplePay-jel kell szerződnie, csupán egy plusz szerződési elemet tartalmazó bővített verziót kell digitálisan aláírnia.
(Az online fizetési lehetőségekről részletesebben itt olvashatsz, illetve a Számlázz.hu alkalmazáson belül, itt találhatsz segítséget.)
Bizony, a bizonylat!
Egészen jól haladunk: a vevő fizetett, ami után bizonylatot is kell kapnia. Főhősünk erre is két megoldást tud alkalmazni annak függvényében, hogy melyik fizetési lehetőséget választotta. Automatikusan és kézzel is ki tudja állítani a bizonylatokat:
- Automatikusan:
- Ha online fizetési lehetőséget választott (Pl.: SimplePay), akkor a webshop küld egy visszajelzést a számla kifizetettségéről (IPN-t). Erről részletesebben ebben és ebben a cikkben olvashatsz.
- Ha átutalással történik a fizetés, akkor érdemes leparkolnia a térképen a “Bankok barlangjának” nevezett állomáson, hogy igénybe vegye az autokassza szolgáltatást. Az autokassza jelenleg három bank esetében elérhető a Számlázz.hu-ban (K&H, MagNet, Budapest Bank), de a kör folyamatosan bővül, hamarosan további bankok csatlakozása várható. Mi történik ebben a lépésben? A megrendelés után díjbekérőt kap az ügyfél, amit átutalással kiegyenlít, az autokassza pedig automatikusan elkészíti a számlát (és természetesen rögzíti a Számlázz.hu-ban a fizetettségi adatokat).
- Persze kiállíthatja a számlát kézzel is, de ha sok megrendelése van, egy idő után nem lesz rá ideje, energiája, és sokkal értékesebb dolgokra is fordíthatja majd ezeket az órákat!
Hogyan értesül a könyvelő? Szüksége van-e egyáltalán könyvelőre?
Elindult szépen a webshop, jönnek a rendelések, mennek a számlák és a bizonylatok. A gazdasági eseményekről hogyan értesül automatikusan a könyvelő? Szüksége van a vállalkozónak egyáltalán könyvelőre?
- Ha Martinának katás vállalkozása van (“Integrátorok sziklái” a térképen), igénybe veheti az autokata szolgáltatást is, ami egy digitális kata-asszisztens. A szolgáltatás megkönnyítheti a saját és könyvelője életét is, ha pedig korábban úgy döntött, állandó jelleggel nem veszi igénybe könyvelő segítségét, akkor az autokatával sokkal könnyebben boldogulhat, mert számos katás feladatot automatikusan el tud végezni. Az adózási teendőket egy okos és automatizált rendszer intézi a főhősünk helyett.
- Ha van könyvelője, a kettejük közötti munkát is tudják XXI. századi módon végezni. Számlázz.hu-s fiókját a “Könyvelői adatkapcsolat hídon” összekapcsolhatja a könyvelő (Pl.: SMARTBooks Könyvelés stb.) vagy pénzügyi (Pl.: QUiCK) szoftverével, így a számlák és bizonylatok automatikusan, érintésmentesen eljuthatnak a könyvelőjéhez, ami jelentős mennyiségű adminisztrációs terhet vesz le mindkettejük válláról.
Abban az esetben, ha Martina készletei akkorára nőnének, hogy ahhoz komplexebb raktár- vagy készletkezelésre lenne szüksége, az “Integrátorok sziklái” között igénybe veheti az Innonestet is, ami nagyban megkönnyíti számára az egyes tételek rendezett nyilvántartását.
Ha profilt váltana és inkább az ökotermékeit személyesen (mozgó ügynökként) népszerűsítené, használhatja a Számlázz.hu mobilalkalmazását, a MostSzámlázzt. Ha a helyszínen ad számlát, nem kell máris a jó öreg számlatömbért nyúlnia, hanem az apphoz használhat mobilnyomtatót is (Pl.: Bixolon). Így azonnal tud számlát nyomtatni (“Kézhezvétel falva”), de technikailag nem kell aggódnia afelől, hogy ezek a számlák hogyan jutnak el a NAV Online Számla rendszerébe. Természetesen automatikusan! 🙂
Ugye, hogy nem is bonyolult? Martina már flottul jön-megy az eredetileg buckásnak tűnő terepen, úgyhogy most te jössz, legyen a tiéd a következő sikertörténet! Ha webshop indítása előtt állsz, vagy régóta gondolkozol rajta, bízunk benne, hogy az okosautomatizmusokról rajzolt térképünk hasznos segédlet lehet számodra. A kérdéseidet nyugodtan tedd fel a Számlázz.hu PARK Facebook csoportjában a cikk bejegyzése alatt!
by