Hogyan csökkentsd ésszel a költségeidet válság idején? 

A költségcsökkentés minden gazdasági visszaesés idején slágertéma. Tartós recesszióban (aminek most az elején járunk) különösen. Költséget azonban egyrészt nem lehet a végtelenségig csökkenteni, másrészt ésszel kell csinálni, különben veszélyezteted a saját vállalkozásod működőképességét. Hogyan csökkentsd ésszel a költségeidet válság idején? 

A válság lassan három éve velünk van a cikk megírásának pillanatában. Kezdtük a Coviddal, majd megjött az energiaválság, nyomában az inflációval és az árfolyamnövekedéssel. A dolog sajnos úgy áll, hogy ez recesszióval fog járni, azaz a világgazdaság még tartósan nem fog magához térni. Ez pedig hatással lesz a vállalkozások működésére (sőt már van is)

Számtalan példát láttunk arra, hogy a kvv-vezetők hogyan kezelik ezt a helyzetet. Az egyik ilyen módszer a költségek csökkentése. Ezt is lehet azonban jól és rosszul csinálni. A rossz példákat már a Covid-válság idején kiveséztük a Biznisz a krízisben című sorozatunkban Költségcsökkentés és fűnyíró – hogyan használd a vállalkozásodban? és Költségcsökkentés és mosógép – hogyan használd a vállalkozásodban? címmel. Sajnos a cikkek semmit nem veszítettek aktualitásukból.

Akkor és ott pontosan leírtuk, mi a bajunk akár a fűnyíró-elvvel, akár a mosógép ki-be kapcsolgatásával. Ezért most inkább Most arra koncentrálunk, mi mindent kell figyelembe venni válságban ahhoz, hogy jól gazdálkodjuk a költségeinkkel. 

Kontrollálj és optimalizálj!

A költségek kapcsán sokszor elhangzó kifejezés a költségkontroll és a költségoptimalizálás. Egyik a másik nélkül nem létezhet: költséget nem lehet optimalizálni anélkül, hogy ne tartanánk azokat ellenőrzés alatt. Uff. 

A költségkontroll azonban nemcsak annyit tesz, hogy folyamatosan gyűjtjük, tehát nyomonkövetjük a költségeink alakulását. Hanem azt is, hogy a kigyűjtött adatokat értelmezzük, elemezzük.

Hogyan kontrolláld a költségeidet?

1. Gyűjtsd!

Ezt lehet, hogy megteszi helyetted a Számlázz.hu rendszere, a hozzá csatlakozó QUiCK, vagy a vállalatirányítási szoftvered. Ha valamiért egyikkel sem rendelkezel, akkor neked kell adatot gyűjtened – a legjobb, ha egy Excel-táblában. Ha van vállalatirányítási rendszered, akkor abból bármikor lehúzhatod Excelben. 

2. Rendszerezd!

Az elemzés egyik első lépése a rendszerezés. Igen, ez már az elemzés része. Nagyon sok múlik ugyanis azon, hogy hogyan rendezed, strukturálod az adataidat. Sok esetben ugyanis már az is informatív lehet, ha látod, hogy milyen költségcsoportjaid vannak, és azoknak milyen az egymáshoz viszonyított aránya. Lehet, hogy egy rápillantással kiderül, valamire túl sokat, túl keveset költesz, vagy a megszokotthoz képest felborultak az arányok. 

3. Mérj!

Mit mérj a költségeiden?

• Az egymáshoz viszonyított arányaikat, azaz a költségstruktúrádat,
• a tervezetthez képesti alakulásukat – mennyire tértél el a céltól,
• a változásukat – a kiindulási (bázis)időszakhoz képesti eltérésüket.

Adj mértéket!

Az eltérésekkel még nem sokra mennél önmagukban. Ha azonban azt is meghatározod (előre!), hogy mi az a mérték, ami még megengedhető az eltéréseknél, tehát belefér (mert pl. csak egy sima piaci kilengés, amit majd a későbbiekben úgyis kiegyenlít, korrigál a piac), akkor azt is tudod, hogy mikor jön el az a pillanat, amikor

1. mélyebbre kell ásnod az eltérés okát keresve,
2. be kell avatkoznod, valamilyen korrekciót kell végezned. 

A korrekcióval pedig már át is eveztünk a másik területre, ahol…

Optimalizáljuk a költségeinket

A korrekció ugyanis már arra irányul, hogy 

az adott helyzetre és a vállalkozás kitűzött céljaira optimalizáljuk a költségeinket. 

A költségek optimalizálása azonban nem biztos, hogy csak matek. Vannak egyéb szempontok is, különösen az elérendő célokból fakadóan, amiket érdemes figyelembe venni – különben az eddigi munka eredménye mégiscsak az lehet, hogy bekapcsoltuk a fűnyírót, vagy a mosógépet. 

Átgondolandó szempontok a költségek optimalizálása során

Az alábbi szempontokat ajánljuk különösen megfontolásra: 

• Melyek az elérendő forgalmi/bevételi célok? – Minden tervezés alapja, hogy mit szeretnénk elérni eredményként. Az összes erőforrást (aminek mindnek költsége van) ennek szolgálatába kell állítani, vagyis biztosítanunk kell mindent annak érdekében, hogy ezek a forgalmi/bevételi célok meg is valósuljanak. Lehet kisebb a költség, de egy bizonyos költségszintcsökkenés alatt általában a bevétel is kevesebb lesz. 
• Milyen színvonalat akarok megtartani? – A minőségnek ára van. Legalább egy minimális. Azt kell mindenképpen megvizsgálnod, hogy ha tartani akarod a vásárlóid által megszokott minőséget/mennyiséget, a kiszolgálás színvonalát stb., az minimálisan mennyibe kerül.
• Milyen a szolgáltatások, termékek legkisebb értelmezhető egysége? – A KPMG 2022. augusztusában közzétett Inflation Survey tanulmányában például arra a jelenségre hívta fel a figyelmet, hogy világszinten a megkérdezett vállalkozásvezetők 60%-a rendezkedett be tartós inflációra, és ennek jegyében dolgozta át a termékportfólióját. Újraértelmezték a legkisebb, a vásárlónak még értéket szolgáltató termék egységét – ezt pedig már alacsonyabb áron tudták értékesíteni. Ezen a módon nem veszítették el a vásárlóikat, de képesek voltak igazodni   azok megváltozott fizetési hajlandóságához és képességéhez. Ez ugyan pénzügyi indíttatású változás, azonban stratégiai szintű korrekció (a termékportfólió ki- és átalakítása stratégiai kérdés). 
• Hogyan változik a vásárlók márkahűsége? – A hazai kiskereskedelmi láncok már a nyár elején jelezték: elindult a lefelé vásárlás jelensége. Ez annyit jelent, hogy a vásárlók már nem a korábban vásárolt, magasabb árú, márkás termékeket veszik, hanem a hasonló igényt és minőséget kielégítő saját márkás – tehát olcsóbb – termékek felé fordultak. Ez szintén a termékstruktúra megváltoztatásával jár, de jellemzően nem a saját termékeket kell újrastrukturálnod hozzá, hanem a beszerzetteket. 
• Milyen beszerzési forrásokat tudsz biztosítani? – A beszerzési alternatívák felkutatása már a Covid-válság miatt széttöredező ellátási láncok kapcsán is felmerült. Akkor még az ellátásbiztonság fenntartása volt a cél. Ma már az is szempont, hogy a beszerzési források közül ki tudja ugyanazt a termék- és szolgáltatásminőséget (pl. szállítási pontosságot) nyújtani, mint amit eddig megszoktál.
• Eltolódott-e a fedezeti pontod? – A fedezeti pont az az árumennyiség, amelyet ha értékesítesz, az addig elért összes bevételed éppen fedezi az addig elért összes kiadásodat. Ez tehát alapvetően egy naturáliában (természetes mértékegységben) kifejezhető forgalmi mutató, nem pedig egy árbevételi érték. (Az is, hiszen bizonyos darabszám értékesítése adott árbevételt jelent.) A költségeid megváltozásával könnyen lehet, hogy ez a szám növekedni fog, vagyis több terméket kell eladnod ahhoz, hogy elérd a nullpontot. És nagyon nem mindegy, hogy eddig a pontig mennyit kell dolgoznod, honnantól válik a céged nyereségtermelővé. 
• Érkezik-e a piacra olyan szereplő, technológia, amely diszruptív? – A diszruptív szereplők és technológiák attól diszruptívak, hogy felborítják adott iparágban, piacon az addig kialakult status quo-t. Jellemzően éppen attól tudnak diszruptívak lenni, hogy nagyon gyorsan képesek széles körben terjedni – mert hatékonyak. Többnyire költséghatékonyak is. Ha lesz ilyen technológia a piacon, nem árt, ha valahogy te is megpróbálsz hozzáférni, vagy minél több elemét beépíteni a saját termékeidbe, szolgáltatásaidba, különben nagyon elmegy melletted a piac. Milyen iparágban várható ilyen? Bármelyikben. Ki hitte volna még 2008-ban az Airb’n’b-ről, hogy képes felforgatni egy olyan iparágat, mint a szállodaipar? 

A szempontok között találsz kifejezetten operatív szemléletűt, és stratégiai távút is. Ezért is kell alaposan átgondolni, hogy ezek közül melyik lesz az, amelyik jól működhet a cégednél, és melyik az, amelyik sehogyan sem illeszkedik az üzleti modellhez, a piacodhoz, a céljaidhoz. De ezt csak alapos megfontolás után fogod megtudni. Ha pedig még így sem boldogulsz egyedül, kérd egy Karson-tanácsadó segítségét!