Digitális vagy analóg? – Így válassz eszközt a hatékony információkezeléshez

Az “információs társadalom” agyonkoptatott kifejezés, amelyen már csak átsiklik a szemünk, pedig nem kéne: a mindennapjaink szövetét, méghozzá igen sűrű szövetét adja az a temérdek adat, szöveg, időpont, teendő, amelyet kezelnünk kell nap mint nap. Digitális vagy analóg? – merül fel gyakorta a kérdés, a válasz azonban korántsem egyértelmű, mindkettőnek van helye! Ám a platform- és eszközválasztásnál még fontosabb, hogy felismerjük: szükség van tudatos információkezelésre.

Amikor információkezelésről beszélünk, az alábbiakat értjük alatta:

  • a bejövő információk rögzítését, aminek a lehető leggördülékenyebbnek kell lennie, különben nem fogod használni;
  • a rögzített információk rendszeres feldolgozását, azaz a folyamatot, amivel biztosítod, hogy minden infó időben a helyére kerüljön;
  • az információk lekérését, vagyis egy olyan megoldást, amellyel pillanatok alatt és holtbiztosan megtalálod azt, amire szükséged van az információrengetegből.

Manapság már nem életszerű kizárólag papír alapú információkezelésben gondolkodni. Igaz, hogy jegyzetelni sokunknak még mindig papírra a legkézenfekvőbb, és néhány hivatalos irat is még borítékban érkezik, ám az információ nagyrésze ma már elektronikusan jön. Egy e-mail, benne egy fontos telefonszámmal; egy GPS-koordináta; egy anyag, amire szükség lehet a megbeszélésen; egy érdekes cikk linkje… Mind-mind elektronikus adat. A megoldást általában valamilyen hibrid rendszer jelenti.

Rendszerről beszélünk, ugyanis többféle funkciót kell megoldanunk: kezelnünk kell időpontokat, teendőket, kisebb információmorzsákat, terjedelmesebb anyagokat. A skála igen széles: a mezei jegyzettömb alkalmazástól a komplex hatékonyságnövelő információ- és feladatmenedzsment eszközökig bármi működőképes lehet.

Próbálj ki felhő alapú rendszereket, amelyek nagy előnye, hogy mindenhonnan el tudod érni őket, ráadásul folyamatosan mentve van minden információ. Hasznos az is, hogy a felhőbe mentett doksikat bármikor meg tudod osztani, össze tudod kötni (pl. ma fel kell hívnom a kertépítőt, hogy átbeszéljük az árajánlatot, amit küldött; a “felhívni a kertészt” teendőmhöz már hozzá van csatolva az általa küldött árajánlat, így nem kell a keresgéléssel bajlódnom, amikor eljutok a telefonhívásig).

Íme 6 gondolat a kiválasztáshoz:

1. Gyűjtsd össze azokat a szempontokat, amelyek miatt számodra a digitális megoldás a testhezálló döntés. Teljesíti ezeket a kiválasztott megoldás?

Néhány fontos kérdés:

  • Több eszközről elérhető?
  • Kényelmesen és gyorsan rögzíthető, kereshető, szerkeszthető?
  • Lehetőség van kategorizálásra, címkézésre? Passzol a te logikádhoz, munkafolyamataidhoz?
  • Hány szintű rendszerezésre van lehetőség? Elegendő ez számodra (pl. ha külön szeretnéd kezelni a munkával és magánélettel kapcsolatos teendőket, eseményeket, egyéb infókat)?
  • Összekapcsolhatóak egymással az információk?
  • Támogatja a kollaborációt (amennyiben szükséged van rá, hogy mások is rálássanak az információra)?
  • Készül rendszeres mentés? Könnyen előhívható, ha szükség lesz rá?

2. Gyűjtsd össze azokat a funkcionalitásokat, amelyekre szükséged van – ezeket tudnia kell mindenképpen a választott alkalmazásnak, ne köss kompromisszumot! Minden más funkcióval kapcsolatban légy óvatos! Könnyű bedőlni a sok lehetőségnek, és aztán csodálkozva tapasztalod, hogy túlbonyolítottad a rendszered.

3. A logikája álljon közel a tiédhez. Olyan paramétereket lehessen beállítani és úgy, ahogy neked logikus. Ebben a kérdésben se köss kompromisszumot! Régen rossz, ha neked kell alkalmazkodnod a rendszeredhez, és nem fordítva… 

4. Amennyiben elköteleződsz egy konkrét hatékonyságnövelő módszertan mellett, kereshetsz olyan appot is, amely direkt ahhoz a módszertanhoz készült – pl. a Trellót kimondottan a Kanban módszertanhoz fejlesztették, a GTD-t (“getting things done”, azaz “intézz el mindent”) pedig az Asana támogatja az ismertebb megoldások közül.

5. Legyen minél egyszerűbb a felülete. Léteznek mindenféle színes-szagos-zenélő megoldások, de az a tapasztalat, hogy a túlbonyolított felhasználói felület nem tesz jót a fókusznak és hatékonyságnak.

6. Legyen könnyen karbantartható. Egy mozdulattal lehessen bele infókat felvenni, de a rendszerezés, címkézés, törlés se legyen túlbonyolítva. Heti rendszerességgel érdemes átnézni és rendbe tenni az infókat (e-mailektől a naptáron át a teendőkig), ám ha ez a folyamat órákig tart egy rosszul felépített alkalmazás miatt, akkor le fogsz szokni róla, és értelmét veszti.

Természetesen nem fogok tudni neked egy teljeskörű ajánlást adni a lehetséges appokról, olyan széles a piac. De hogy ne engedjelek el üres kézzel: 

Íme 26 közismert és (szerintem) jól használható app:

  • egyszerű teendőlisták: Todoist, Remember the Milk, Things 3, Omnifocus, Any.do, Toodledo, Ticktick
  • beépített teendőlisták (a már használatban lévő rendszeredhez kapcsolódó eszközök): Google Tasks (ha Google-felhasználó vagy), Microsoft To Do (ha Microsoft-rendszerben dolgozol), Apple Reminders (Mac-re)
  • információközpontok: Evernote, Notion, Google Keep/Drive, Microsoft OneNote, Dropbox Paper, Bear
  • projektmenedzsment eszközök: Asana, Trello, Basecamp, ClickUp, Monday (erről itt írtam részletesebben)
  • meglévő appok, amelyeket használhatsz teendőkezelőként: Notepad (vagy bármilyen jegyzetelő eszköz), Excel (túlbonyolítás-veszély!)

Láthatod: Dunát lehet rekeszteni ugyanis a különféle megoldásokkal, amelyek közül csakis úgy fogod megtalálni a számodra legjobb megoldást, ha próbálgatod őket. Előfordulhat olyan szerencsés helyzet, hogy ajánlás alapján vagy a véletlen folytán azonnal megtalálod a számodra legjobb appot, de készülj fel, hogy van rá esély, hogy időbe telik a folyamat. Fontos azonban, hogy ha nem válik be az elsőként kiválasztott megoldás, igenis keress tovább – megéri!

Hatékonyság szakértő

Erdélyi Boróka hatékonyság szakértő, tréner, business és mérnök coach.

Informatikai és banki területen kezdte meg tanácsadói pályafutását, majd tíz év után specializálódott a hatékonyság, időgazdálkodás, munka- és folyamatszervezés témákra; hat éve vezeti a saját vállalkozását. Küldetése, hogy a hatékony és észszerű munkavégzést, valamint az ebből adódó kiegyensúlyozottabb magánéletet minél több ember számára elérhetővé tegye. A klasszikus tanácsadás mellett tréningek, előadások, konzultációk, valamint egyéni és csoportos coaching folyamatok keretében dolgozik azon, hogy ügyfelei megtalálják a személyes és szervezeti hatékonyság, az optimális munkaszervezés és a munka-magánélet egyensúly kulcsát. Tanulmányait a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetemen és az Óbudai Egyetemen folytatta, ahol villamosmérnöki, valamint gazdálkodási mérnöki mesterdiplomát szerzett, illetve üzleti és mérnök coachingot tanult, utóbbiból a Debreceni Egyetemen szerezte meg szakmérnöki diplomáját.

Olvass még a témában