“Azóta nincs nyomtatónk” – egy teljes digitális transzformáció története

Hogyan digitalizál okosan egy ezer tányért pörgető kisvállalkozás? Ha sajátos módon teszi, akkor egyenesen eltanulja a Számlázz.hu digitális gondolkodásmódját, és maga is szoftver-szolgáltatásként kínálja azt saját ügyfeleinek. Hogyan? Ez az ERPository, egy kifejezetten kreatív ügynökségekre szabott ERP (“Enterprise Resource Planning”, azaz vállalatirányítási szoftver) története. Esettanulmány digitális transzformációról, és Thar Tristan, az alapító kifejezésével: minden “gyűűűlölt” adminisztráció intelligens kiváltásáról.

Kiindulási helyzet

Thar Tristan és kollégái a heureka kreatív ügynökségnél évekkel ezelőtt még hat különböző szoftvert használtak az ügynökségi folyamataik menedzseléséhez. Soknak tűnik, de sok is volt. Az alapító-vezető megosztotta velünk, milyen lépések vezettek a vállalkozásuk teljes digitális transzformációjáig. 

“Cégünk digitális kultúráját a Számlázz.hu formálta meg. Korábban nyomtattuk a számlákat, volt, hogy postán küldtük el őket, és ez rengeteg szenvedést jelentett. Ráadásul egyáltalán nem vagyunk jók adminisztrációban, a hátunk közepére nem kívántuk minden nyűgét. Ekkor fizettünk elő a Számlázz.hu-ra, és azóta nincs nyomtatónk.” 

Út a megoldás felé 

Ez azt jelenti, hogy a szerződéseiket is digitális aláírással hitelesítik, és a teljesítésigazolásokhoz sem használnak már papírt. Automatikus számlázásra a Számla Agentet használják, a banki integrációt pedig az autokassza oldja meg számukra. A saját megoldássá fejlesztett vállalatirányítási szoftver mindezek után következett.

“Évekkel ezelőtt kerestem a cégünknek egy szoftvert, ami mindent megold. Az akkori hat különböző program, amire előfizettünk, mind csak egy-egy dolgot tudott. Nagyon kaotikussá vált az adminisztráció, és azt vettem észre, hogy napi 8 órából minimum hatot töltök ezzel: visszakeresek információkat, árajánlatokat készítek, szerződéseket írok, egyeztetek a csapattal a projektek állapotáról, telefonálok, stb. Gyűűűlölök adminisztrálni, tehát elkezdtem keresni egy szoftvert, ami ezt mind meg tudja könnyíteni, és olcsóbb is, mint a hat különböző szoftver együttes díja. Nem találtam. Egyik hétvégén aztán úgy döntöttem, hogy megcsináljuk a saját rendszerünket. Megvettük egy alapszoftver licenszét, és elkezdtük továbbfejleszteni, a saját igényeinkre és munkafolyamatainkra szabni. Így született az ERPostiory.”

Az ügynökségek és szolgáltatóipari vállalkozások számára fejlesztett rendszer teljes képet ad a cég működéséről, projektjekről, pénzügyekről, az ügyfelek visszajelzéseiről, stb. De nemcsak pénzügyi, adminisztratív területen fejlesztette a működését az eredeti kreatív ügynökség, ami ma már digitális fókuszú szolgáltatóként definiálja magát. A jól ismert (Meta) hirdetési megoldásai, a Google Ads, Workspace és Drive szolgáltatásai, de az Amazon Web Services, valamint AI/Machine Learning megoldások is segítségükre vannak a mindennapi munkában.

Egy teljesen digitalizált működés

Eredetileg a cég könyvelője hívta fel a figyelmet a Számlázz.hu-ra, amiről Tristan állítja, hogy “a legjobban felnőtt rendszer”, hiszen az erős és hiteles ajánlás dacára alaposan körülnéztek a piacon. És ha már a saját céges rendszerükben bevált, beépítették az ügyfeleiknek, előfizetőknek kínált megoldásba is.

“Mivel Számlázz.hu-t használunk, nem volt kérdés, hogy az előfizetési díjak számláit a Számla Agent-tel készítsük el. Az előfizetéseink nem ugyanazon a napon újulnak meg, hanem az előfizetéstől számított 30. napon, tehát van olyan előfizetés, ami hó 3-án, míg a másik 19-én, harmadik pedig hó 28-án újul meg. Ezt kézzel managelni és számlákat kiállítani nem opció, ezért döntöttünk az automata számlakiállítás, a Számla Agent mellett. Ez bőven heti 6-7 órát megtakarít nekünk. 

Az sem volt annyira jó, hogy nekem kellett néznem a céges bankszámlát, megjött-e egy utalás, de ezt már automatikusan intézi az autokassza. Onnantól kezdve, hogy kiállítok egy számlát, semmi mást nem kell csinálnom vele. Nem volt idő minden nap csekkolni és párosítani az utalásokat, úgyhogy felüdülés az élet az autokassza bevezetése óta, ami legalább heti 3-4 órát megtakarít a hetemből. 

Az is nagy előny, hogy lehúzza a NAV Online Számla rendszerben lévő bejövő számlákat is, így a könyvelőnk is látja az összes kiadásunkat. A számlákat neki pl. nem e-mailben küldjük, hanem csak feltöltjük a bejövő számlákhoz a számlaképeket.”

Bár az ERPository elsődlegesen ügynökségeknek, kreatív folyamatot követőknek készült, a létrehozóit is meglepő arányban jelennek meg az előfizetők között totál mással foglalkozó vállalkozások is. Ilyen például egy szőnyegáruház, ahol a szőnyegtisztítási szolgáltatás menedzselésére használják. Egy másik cég nyílászárókat gyárt, ennek a folyamatnak az adminisztrációját is kezeli a rendszer. A Számlázz.hu integrációkat pedig gyakorlatilag minden cégnek ajánlják maguk is, aki havi 1-2 számlánál többet állítanak ki havonta, mert tapasztalatuk szerint minden újabb integráció újabb súlyos munkaórákat takarít meg az ügyfeleiknek – ahogy nekik maguknak is. 

Újabb, tervezett fejlesztéseik között szerepel a mesterséges intelligenciát használó hírlevélküldő rendszer. Nagyon egyszerűen működik: megadod a terméked / szolgáltatásod leírását, a célközönségedről minden szükséges információt, és a rendszer automatikusan generál hírlevélszöveget. “Kisebb cégeknek, egyéni vállalkozóknak, másodállású vállalkozóknak nagyon nagy segítség lesz. – véli Thar Tristan. – “Persze a profi szövegírókat nem váltja ki, de ha nincs ilyened, akkor a semminél több és jobb.”

A digitális megoldások terén tehát – ahogy a technológia fejlődik – nincs leállás, aki követi az újabb és újabb munkaeszközök megjelenését, messze a versenytársai elé fejlődhet. Érdemes az integrációkat is figyelni, hogy a meglévő rendszereink mellé csak “behúzni” kelljen azok újabb okos megoldásait – ahogy az ERPository fejlesztői is tették, és teszik folyamatosan.